アクセス権限設定の使い方と
シーン別設定例

Sansanは、組織全体で名刺情報を共有することを推奨しています。しかし、時には「セキュリティー上、全社公開を控えたい名刺がある」といったケースも存在するかと思います。
本記事では、アクセス権限設定を活用することで、安心してSansanを利用できる方法をご紹介します。

1. アクセス権限設定とは

   

   部署間で、名刺に記載された各情報（名刺画像、氏名、電話番号、メールアドレス、コンタクト履歴、タグなど）へのアクセスを制御できる機能です。

2. アクセス権限設定の利用を開始する

   1. 管理画面を開く
   2. フォームより利用開始申請を行う
   　アクセス権限が未設定の場合は、以下の
   　誘導に沿って利用開始申請を行ってください。

   

   3.「アクセス可能な項目」を設定する
   4.「アクセス権限パターン」を設定する
   5. 部署に「アクセス権限パターン」を割り当てる

   >> アクセス権限設定の利用方法はこちら

3. アクセス権限設定の使い方

   アクセス権限設定では、「アクセス可能な項目」と「アクセス権限パターン」を組み合わせることで柔軟な閲覧制御を行うことができます。

   アクセス可能な項目

   

   データ項目ごとにアクセス可否を指定

   

   アクセス権限パターン

   

   データ所有者の所属部署ごとに
   アクセス可能な項目を組み合わせて設定

   

   ここからは、「アクセス可能な項目」と「アクセス権限パターン」の割り当てについて、シーンごとに設定例をご紹介します。

シーン① 役員が所有している名刺にアプローチさせたくない場合

1. アクセスを制限したい項目（［画像］［連絡先］［Email］など）の「許可する」のチェックを外した「アクセス可能な項目」を作成する
※ 「連絡先NG」など、設定内容が判別できる文言で設定いただくことを推奨しています。

2. 役員が所属する部署に、1.で作成した「アクセス可能な項目」を設定した「アクセス権限パターン」を作成する

3. 2.で作成した「アクセス権限パターン」を各部署に割り当てる

シーン② 業務特性により、特定の部署が所有しているすべての名刺を他部署から秘匿したい場合

1.「アクセス可能な項目」にすべての項目のチェックを外した設定を追加する
※ 「非公開」など、設定内容が判別できる文言で設定いただくことを推奨しています

2. 所有名刺を他部署から秘匿したい部署に、1.で作成した「アクセス可能な項目」を設定した「アクセス権限パターン」を作成する

3. 2.で作成した「アクセス権限パターン」を各部署に割り当てる

より具体的な設定手順は、以下資料も併せてご確認ください。

資料で詳しく確認する

最適なアクセス権限設定で、Sansanの価値を最大化

本記事では、アクセス権限設定の利用方法と、特定の部署・人の名刺を見せないようにしたい場合のアクセス権限設定の方法をご紹介しました。
Sansanは組織全体での名刺情報の活用を推奨しています。アクセス権限を設定する前に一度、全社の人脈共有のメリットをご考慮いただくこともまた重要です。ぜひセキュリティーとのバランスを加味した上でご設定ください。