当社では、お客様に向けてメルマガを週1回、定期配信しています。当時、エクセルで管理していた顧客リストが2万件に達し、煩雑な管理作業がアシスタントの業務を圧迫していました。ちょうどマザーズ上場を準備していた時期だったこともあり、社員の働き方改革を進めるためにも、避けては通れない課題だと感じていました。
これを解決するために着目したのがSansanでした。上申にあたり、アシスタントのメルマガ管理作業にかかる工数をデータとして算出したほか、営業が名刺や人脈の管理にかける一般的な工数をSansanから提供してもらいました。その数値を基に費用対効果を具体的な数字で伝えたところ、すんなりGoサインが出て導入が決定。現在、Sansanに登録された顧客データは約3万件に増えましたが、管理作業に関しては、月40時間以上は短縮できたのではないかと感じています。その分、アシスタントはプレゼンテーション資料の作成サポートなど、本来時間をかけるべき業務に注力できるようになり、組織全体のパフォーマンスが向上しました。
実は、Sansanのようなクラウドサービスに投資するのは、当社にとって初めてのこと。社内では、これほど効果を発揮するのかと驚くとともに、その便利さを実感しました。これを皮切りにDXを推し進めようというムードが高まり、Sansan導入の翌年には、オンプレベースでやっていたことをクラウドに切り替え。承認フローなどもメールベースからチャットベースに変更しました。業務の性質上、打ち合わせでは図面データに書き込みながらディスカッションするシーンが多く、根強い“紙”文化がありましたが、タッチペン付のラップトップを各社員に配布することで克服。これらの変化は半年ほどで一気に進みました。
営業プロセスの見直しについて必要性を強く感じたのも同じ頃です。当社の場合、プロジェクトマネージャーが営業からコンサルティング、施工管理、アフターフォローまで一貫して取り組んでいたため、1人ひとりにタフな仕事が求められていました。会社が上場企業としてパブリックになる上で、この負担が長時間労働の温床となっており、軽減する必要がありました。また、業務が多岐にわたりすぎているため、経験の浅い若手がステップを踏んでキャリアを積むのが難しい側面があり、少しずつ成長できるキャリアパスの必要性も感じていました。
そんな中、Sansan主催のセミナーを通し「名刺情報だけではなく、現在属人的に管理しているあらゆる顧客情報をクラウド上で可視化することで、現在の営業プロセスを分業することができるのでは」と考えるようになりました。自分自身でもさらに情報収集をする中で行き着いたのが、プロジェクトマネージャーの業務を「インサイドセールス」「アカウントセールス」「プロジェクトマネージャー」に細分化し、フェーズごとに分業する組織体制です。その実現のため、新たにSFAやMAの導入の検討を始め、急ピッチで準備を進めました。組織変更のめどが立ったのがSansanを導入してから1年半後のこと。今思えば、Sansan導入後の変化のスピードは相当なものだったと感じます。
ところが、新組織体制を本格稼働させようとした矢先に、コロナ禍による緊急事態宣言が発令されました。当社も急きょ、リモートワークを強いられることに。しかし、タイミングよくDXを進めてきたこともあり、顧客情報やプロジェクト関連情報等、業務上必要なデータは全てクラウド上で確認できました。また、コミュニケーションもチャットツールで円滑に行えました。社内外問わずオンライン会議も定常的に実施されており、リモートワークへの移行は比較的スムーズだったと思います。
約1カ月後に、社外向けと社内向けそれぞれに採ったアンケートでは、リモートワークにおける生産性や働き方について、好意的な意見が多く集まりました。社外の回答結果では、約7割が緊急事態宣言の解除後もテレワークを続けたいと答えたのに対し、社内に限ってはこれが約9割を占めました。業界性質上、リモートワークへの移行に苦戦している話もよく耳にしていたので、かなり先手を打てたのではと思っています。
一方で、コロナ禍において新規リードが不足し、新規顧客との商談セットは困難を極めました。せっかく組織変更してパフォーマンスを向上しようと設計したにもかかわらず、当初はうまく機能させられませんでした。非常に悔しかったですね。しかし、そこで立ち止まるわけにはいきません。不本意ではありましたが、オンラインでいかに新規リードを獲得するかに人員を割く方向に舵を切りました。
取り組みの一つとして、時流に乗って、イベントをウェビナーに切り替えました。それまでも、2～3カ月に1回のペースで50人規模のイベントを開催していましたが、なんとPeatix経由で集客した初回開催では、新規リードの獲得数はオフライン実施時の約6倍。想定外の手応えを感じました。ウェビナーで獲得した参加者の情報はSansanに連携し、人脈情報として共有。その後のナーチャリングやインサイドセールスにつなげています。「属人的な情報が、クラウドに乗ることでみんなの情報になる」、その新たな価値を当社に教えてくれたのはSansanでした。インサイドセールスが、Sansanに蓄積された人脈情報をたどり、1枚の名刺からキーマンと接触できたという成功事例も生まれており、組織変革による成果も徐々に感じはじめています。
緊急事態宣言は明けましたが、社内も取引先もリモートワークが当たり前となり、オンライン商談に違和感がなくなっている印象です。今後、もし状況が改善したとしても、オンラインの商談やイベント機会はどんどん増えていくでしょう。はじめましての出会いがオンラインになることも珍しくなくなるはずです。
先日リリースされたデジタル名刺も早速使い始めています。これは、現場のアカウントセールスが所属する部門から導入のオファーがあり、リリース前から注目していました。オンライン商談では、初めてお会いするお客様のお役職や部署等の細かい情報を正しく把握して蓄積することに課題を感じているので、ますます必要なツールとなるはず。どんどん使っていきたいですね。活路を見いだしているウェビナーでもうまく活用することができればと思っています。
私たちは、オフィスという側面から、さまざまな企業の働き方を支援してきました。今見据えているのは、アフターコロナの働き方です。
今後、確実に、より柔軟な働き方が浸透するでしょう。そのような中、オフィスは在り方を変化させていくと思います。それは、定時に同じ場所に集まり定型的な業務を行う「ワークスペース」から、企業ビジョンの共感や、コミュニティーへの帰属意識の醸成、自己実現、イノベーション創出を可能にする「カルチャースペース」への変化です。そうなれば、働く場所に囚われない、より自由で多様な働き方の実現に向けて、DXの流れはさらに加速していくと考えています。
働くスタイルが変わる中、変化に対応できなければ顧客は離れてしまいます。Sansanは、変化に対応するためのソリューションの一つであり、当社にとっては変化の始まりでした。今後も、顧客との関係性を作り、維持していくためのスタンダードなプラットフォームとして広く浸透してもらえると、ユーザーとしてはより便利に活用できると考えています。今後の展開を大いに期待しています。
Sansan導入をきっかけにスタートした、会社の大きな変化プロジェクトを中心になってリードされた平部さん。常にクールでスマートな印象ですが、「オフィスプロデュースの企業を代表して、真に社員が働きやすい環境を作っていく」という熱い想いを随所に感じた取材となりました。アフターコロナを見据えて加速するDXの流れの中で、ぜひ今後も人脈基盤としてSansanをご活用いただければ幸いです。
カスタマーサクセス部 大野
