暑中見舞い・残暑見舞いの準備をスマートに

夏の暑さが増してくると、お世話になっている取引先やつながりのある方々に、暑中見舞い・残暑見舞いを送る機会もありますね。時節に合わせたご挨拶はもちろん、夏期のキャンペーンのお知らせなどをきっかけに関係構築につなげる重要なチャンスです。
しかし、毎年の準備や送付には手間や時間がかかってしまう……という声も多く聞こえてきます。
そこで、今回は暑中見舞い・残暑見舞いの準備を効率化するヒントをご紹介します。

▼ 目次

• メールでの暑中見舞い・残暑見舞い送付手順
1. 送付先のリストアップ
2. メール文面の作成
3. 暑中見舞い（残暑見舞い）タグの付いた名刺にメール配信を設定
• はがきでの暑中見舞い・残暑見舞い送付手順
1. 送付先のリストアップ
2. 同僚への宛先確認
3. 送付先リストのダウンロード
• 暑中見舞い・残暑見舞いの準備はお早めに

メールでの暑中見舞い・残暑見舞い送付手順

暑中見舞い・残暑見舞いの送付手段は大きく「メール」と「はがき」の2つがあります。
まずはメールでの送り方をご紹介します。

1. 送付先のリストアップ

   管理者はSansanで暑中見舞い（残暑見舞い）タグを作成します。（例：2023年_暑中見舞いメール）
   その後、送付対象になり得る社内すべての名刺に対して、先ほど作成したタグを付けます。

   ▶タグの詳細はこちら

   一度このタグ付けを行っておけば、翌年以降も同じタグを年次ごとに更新して利用できます。タグ内容の見直し、最新化をするだけで送付リストが完成するので、大幅な工数削減につながります。

2. メール文面の作成

   定型的な季節の挨拶や自社の大きなトピック、キャンペーンの紹介だけでなく、暑中見舞い（残暑見舞い）本来の目的である「暑さが厳しい季節に相手を気遣う」という気持ちを伝えると丁寧で良いでしょう。

   また、Sansanのメール一括配信機能ではメール文面をテンプレートとして保存することができます。ベースとなる文章を保存しておけば、一部分を書き換えるだけで、次年度以降の文面作成が楽になります。

3. 暑中見舞い（残暑見舞い）タグの付いた名刺にメール配信を設定

   メール一括配信では、「1.送付先のリストアップ」で設定した暑中見舞いタグのついた宛先に対して、指定日時にメールを送信する設定ができます。
   配信予約をする際は、受信側でメールが埋もれてしまわないよう、不在の多いお盆休みや連休前後の日程を避けて設定することをおすすめします。

   ▶メール一括配信の手順はこちら

送付前に、社内関係者に送付先の確認をしてもらいましょう。
担当者との関係性によっては、暑中見舞いメールを送らない方が良いケースもあるからです。
メール一括配信の中の「タグ付け・同僚への宛先確認」というフローで、タグ付けされた名刺の所有者に自動で確認依頼を行うことができます。

>同僚への宛先確認の詳細はこちら

はがきでの暑中見舞い・残暑見舞い送付手順

次に、はがきでの送り方をご紹介します。

1. 送付先のリストアップ

   前項「メールでの暑中見舞い・残暑見舞い送付手順」の「送付先のリストアップ」と同じです。

2. 同僚への宛先確認

   同僚に以下の対応を依頼しましょう。

   1. 暑中見舞い（残暑見舞い）タグのついたマイデータを検索する
   2. 送りたくない名刺から暑中見舞い（残暑見舞い）タグを外す

   ▶タグの詳細はこちら

3. 送付先リストのダウンロード

   同僚の宛先確認が完了したら、暑中見舞い（残暑見舞い）タグの付いた名刺データをダウンロードしましょう。
   ダウンロード項目に郵便番号や住所を含めておけば、暑中見舞い（残暑見舞い）に記載する情報を全てダウンロードできます。

   ▶ダウンロード方法の詳細はこちら

暑中見舞い・残暑見舞いの準備はお早めに

暑中見舞い・残暑見舞いは、自身の近況報告や会社としてのお知らせをするだけでなく、暑い季節に相手を思いやる気持ちを伝えられる素敵な機会です。
ぜひ日頃の感謝の気持ちを伝え、関係を深めたり、新たなアプローチのきっかけにしたりすることで、ビジネスチャンスを探っていきましょう。