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【管理者の方へ】メッセージ機能を使って業務効率化する方法3選

2018.07.25

管理者様からよくいただくお悩みのひとつに、「効率よくユーザへ利用促進したい!」というお声があります。

ユーザにSansanを使ってほしいけれど自分の業務もあるし、なかなか周知が進まない・・・
こんなことありませんか?

本記事では、管理者様が利用促進していくために活用いただけるSansanの機能をご紹介します!

メッセージ機能、ご存知ですか?

メッセージとは、Sansan上でユーザ様同士がコミュニケーションできる機能です。
機能については、下記記事でもご紹介しております!

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今回は、このメッセージ機能の“管理者向け”おすすめ活用方法を3つご紹介いたします。

1.管理者からユーザへ呼びかけ

【名刺取込アナウンス】

月末なのに名刺取込枠が余っている!という場合に管理者からユーザへ呼びかけていただく際、メッセージ機能が活躍します。
※名刺取込枠の確認方法はこちらをご覧ください
※契約枚数等については、ご契約プランをご確認ください

【機能の利用促進】

新機能がリリースされたので、ユーザに呼びかけて使ってもらいたい!という場合もメッセージ機能で簡単にアナウンスすることができます。

上記はどちらも、下記3stepで完了です。

  1. メッセージ機能から「メッセージを作成」をクリック
  2. 宛先部分に、呼びかけたい対象ユーザが所属している部署名を入力
  3. メッセージ部分へ内容を記載し、送信

この3stepで、ユーザへ簡単に周知することができます。
※操作方法の詳細はこちら

2.支店や部署をまたいだ管理者同士の情報共有

管理者同士のコミュニケーションをもっと効率化したい・・・こんなときも、メッセージ機能を使ってみましょう。
最初に該当者のみのグループを作成しておけば、管理者間での情報共有がよりスムーズになります。

例えば、

  • 各支店の取込状況や利用状況を共有
  • 利用促進が進んでいる部署のナレッジを共有
  • 新機能の利用方法を管理者で検討

など、ユーザへ周知する前に管理者間で会話することで認識の齟齬をなくすことができます。

3.メール一括配信におけるタグ確認

メール配信の際、ユーザが配信先を毎回ファイル上で確認する工数がかかる・・・ということはありませんか?
先日メール一括配信のフローに「メッセージでのタグ確認依頼」機能が追加され、ユーザへの宛先確認がより簡単にできるようになりました。
管理者側もユーザ側も手間が削減されますので、是非ご活用ください!

操作手順についてはこちらをご覧ください。※ 「3-2.タグ付け・同僚への宛先確認」参照

名刺管理をできるだけスムーズに

Sansanを利用するためにかかる時間はなるべく効率化すると、管理者様の手間がぐっと削減されます。
メッセージ機能は今後もアップデートしていく予定なので、Sansanのお知らせや活用tipsを随時ご確認ください!

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