sansan

コンプライアンス強化を実現。
反社チェックオプションの運用法

2020.06.15

コンプライアンス強化を実現。
反社チェックオプションの
運用法

反社チェックオプションpowered by Refinitiv

反社企業の一次チェックが可能になる、反社チェックオプション。
Sansanに取り込まれたすべての名刺データに対し、反社会的勢力との関わりを網羅的に検知し、
企業のコンプライアンス強化を実現します。
本記事では、反社チェックオプションの運用をスムーズに始めるためのポイントをご紹介します。

役割分担を明確にしましょう

反社チェックオプションは、役割分担を明確にすることで、スムーズに運用を始めることができます。
主な役割としては、システム管理者、リスク確認担当者、一般ユーザーの3つです。

システム管理者

Sansanのシステム管理者です。
反社チェックオプションを利用する上で、ユーザーへの利用開始の周知や、
リスク確認担当者の指定を実施します。

リスク確認担当者

リスクが検出された名刺に対しリスク評価を実施します。
また、運用のルール作りを行う役割でもあります。
リスク確認担当者は、反社チェックオプションの初期設定時に
システム管理者から指定されます。
複数人で担当することも可能です。

一般ユーザー

Sansanを利用する全ユーザーです。
名刺をSansanに取り込むことで、所有している名刺の反社チェックを受けます。
リスク確認担当者により「取引不可」と判断された名刺を持つ場合には、
取引を断つ対応を実施します。

利用を開始する5ステップ

ご利用は、以下の5ステップで開始することができます。

01 事前準備

リスク確認担当者
「取引不可」と判断された際の
対応ルールを作成する

まず、反社会的勢力の名刺が検知され「取引不可」と判断された後の対応ルールを作成しましょう。例えば、「対象企業の[会社詳細]画面からURLをコピーして上長に報告し、上長判断のもと1週間以内に対応を行う」などです。ルールを決めることで、チェックを実施したにもかかわらず取引が行われてしまったということを防ぎます。

システム管理者
反社チェックオプションを
利用する旨を周知する

ご利用する前に、運用ルールを踏まえ全ユーザーにアナウンスを実施します。
「取引不可」と判断された場合には、名刺の持ち主にその旨が通知されます。
通知を確認してもらうためにも、周知は必ず行いましょう。

周知の際のサンプル文面はこちら

02 初期設定

システム管理者

アナウンスが終わったら、初期設定を実施しましょう。
Sansan上で、契約に関する同意事項の確認やリスク確認担当者の指定を行います。
詳しい操作方法はこちらをご確認ください。
初期設定まで終わったら、反社チェック開始の準備が完了です。

※リスク確認担当者の指定前に、必ず対象担当者のアクセス権限をご確認ください。「リスク確認担当者」が検知された名刺に対してアクセス権限をもっていない場合、「取引先リスク評価」を行うことができません。アクセス権限についてはこちらをご確認ください。

03 名刺を取り込む

一般ユーザー

各ユーザーは受け取った名刺を、Sansanに取り込みましょう。
取り込まれた名刺に対して、反社チェックが開始されます。

※「新規名刺作成」または「名刺インポート」から取り込まれた名刺は反社チェックの対象外です。
※データ化済みの名刺は反社チェックの対象外となる場合があります。詳しくは営業担当にご相談ください。

04 通知をチェック

リスク確認担当者

取り込まれた名刺に対して、反社のリスクが検出された場合、翌朝に社内の全リスク確認担当者に通知されます。その通知をチェックして、「取引先リスク評価」を実施しましょう。
「取引先リスク評価」を実施し、「取引不可」とした名刺については、所有者にその旨が通知されます。
一度でも「取引不可」と評価された会社は、同じ会社の名刺が取り込まれた際、リスク確認担当者に「要評価」会社として通知されません。自動で「要確認」の通知が対象名刺を取り込んだ全所有者に通知されるため、都度確認する必要はありません。

詳しい操作方法はこちらをご確認ください。

05 評価を確認

一般ユーザー

自分が取り込んだ名刺が「取引不可」となった場合は、以下のように通知されます。 自社のルールに則り対応を行ってください。

Sansanログイン後の右上に通知
会社詳細画面に通知

スムーズな運用を開始して
効率的な反社チェックを

運用をスムーズに開始するためには、役割分担や注意点をあらかじめ把握することが重要です。
反社チェックオプションを利用することで、工数が削減されるだけではなく、
コンプライアンスの強化が実現できます。安全に取引ができる反社チェックオプションを最大限活用し、
ビジネスを加速させていきましょう。

本サービスはSansan Plusのサービスです。
Sansan Plusは、さまざまな業務をつなぎ、
よりよい働き方を実現します。

Sansan Plusのサービス一覧はこちら

※記事内でご紹介している機能は、ご契約内容により有料オプションとなる場合がございます。詳しくは、弊社営業担当にお問い合わせください。

資料をダウンロード