退職者発生時のアカウント整理術

退職や出向などにともない、Sansanユーザーでなくなる社員が発生する場合には、情報の引き継ぎとセキュリティの担保が重要です。
この記事では、ユーザーが退職する際に、管理者と退職予定の方が行う引き継ぎ手順をご案内します。

ユーザー退職前に、システム管理者が行うこと

ユーザーの退職が決まったら、以下を必ず確認しましょう。

1. ユーザーのアカウント停止

   クラウドサービスはログイン情報さえ持っていればどこからでもアクセスできるのが利点。ただし、退職者のアカウントを適切なタイミングで停止しないと、個人情報流出のリスクにつながります。
   ユーザーの退職日を確認し、該当日にユーザーのアカウントを停止状態に変更しましょう。

   アカウントの停止手順

   • おすすめTips

     アカウント停止の際には、ユーザー名を以下のように編集すると、他のユーザーからも停止中であることが一目瞭然になりおすすめです。
     例：ユーザ名を 山田 賢治 → 山田 賢治（退職済み） に変更

   補足：所有者情報の変更が必要なケース

   • One to Oneメール利用中の場合

     アカウントを停止すると、Sansanのメール配信機能のうち、名刺の所有者を差出人に設定する“One to Oneメール”の送付の対象外となります。
     必要に応じ、退職ユーザーの持っている名刺の所有者情報を別のユーザーに引き継ぎましょう。

   • 退職者のアカウントを削除する必要がある場合

     アカウント停止ではなく、運用上アカウントを削除しなくてはならない場合には、あらかじめ一つ【退職者の名刺管理用アカウント】を用意しておき、名刺所有者を変更してから退職者アカウントを削除しましょう。
     当初の所有者情報はひと目では分からなくなりますが、名刺所有者変更時にタグが付与されるため、過去の名刺所有者の確認自体は可能です。
     名刺の所有者変更の手順

   ※退職するユーザーが持つ以下3つの情報は、アカウント停止の状態でも全てSansan内で保持されています。
   ・所有名刺
   ・登録コンタクト
   ・作成した全てのタグ
   ただし該当ユーザーを削除すると、全て消えてしまい復旧できません。「退職してもう使うことがないから」といって、情報を引き継がないまま削除しないように注意しましょう。

退職ユーザー自身が行うこと

退職が決まったら、システム管理者に退職予定日を報告し、以下の3つの作業を行いましょう。

1. 人事異動・連絡先変更情報の更新

   人事異動・連絡先変更のニュースを確認し、
   更新できていない情報は退職までに最新化しましょう。

   名刺の更新手順
   同じ人物のニュースが複数ある場合は

2. 引き継ぎ先ユーザーの確認・報告

   名刺データを他のユーザーに引き継ぐ場合は、引き継ぎ先の担当者と対象データを、システム管理者に報告しましょう。
   併せて、担当している顧客へも、退職と引き継ぎ先の連絡を忘れずに行いましょう。

3. メール一括配信テンプレートの削除

   テンプレートの削除・編集は、作成したユーザーしかできません。
   自身でテンプレートを登録している場合は、他ユーザーに新規作成してもらった上で削除しましょう。

   メールテンプレートについて

退職後のトラブル防止

Sansanに蓄積されている情報は会社の重要な資産です。トラブルにならないよう、システム管理者は下記の2点に注意しましょう。

1. 退職までに作業を完了させる

   どのデータを誰に引き継ぐ必要があるかなど、確認が難しくなります。

2. アカウント停止は最終出社日に行う

   顧客とのやり取りは最終日まで行うことも多いため、業務に支障がでないようにしましょう。

   ※セキュリティルールを独自に定めている場合は、その限りではありません。

正しい手順で安全な情報管理を

この記事を参考に、正しい手順でメンテナンスを実施することで、安心してSansanを利用できます。名刺データ以外の情報も忘れずに、会社の資産を蓄積していきましょう。