退職者発生時のアカウント整理術

この記事では、Sansan利用ユーザーが退職する際に、
管理者と退職予定の方が行う引き継ぎ手順をご案内します。

ユーザー退職前に、
システム管理者が行うこと

ユーザーの退職が決まったら、データをどのように引き継ぐかを決めましょう。

大きく分けて3通りの方法があり、下記記事で詳しく解説しています。
きちんと引き継ぎできていますか？ ケース別・名刺所有者変更のベストプラクティス

方針が決まると、具体的なデータごとに所有者変更を行います。
引き継げるデータは、次の3つです。

1. 所有名刺
2. 登録コンタクト
3. 作成した全てのタグ

所有者変更せずにユーザー削除をすると、紐づく上記データは全て消えてしまい復旧できません。特にタグは忘れやすいので、対象ユーザーの作成タグに残すべきものがないか確認しましょう。

タグ所有者の確認方法

退職ユーザー自身が行うこと

退職が決まったら、システム管理者に退職予定日を報告し、３つの作業を行いましょう。

1. 人事異動・連絡先変更情報の更新

   人事異動・連絡先変更のニュースを確認し、
   更新できていない情報は退職までに最新化しましょう。

   • 名刺の更新手順
   • 同じ人物のニュースが複数ある場合は

2. 引き継ぎ先ユーザの確認・報告

   引き継ぎ先の担当者と対象データを、システム管理者に報告しましょう。名刺データの一部を引き継ぐ場合は、対象名刺にタグを付けましょう。

3. メール一括配信テンプレートの削除

   テンプレートの削除・編集は、作成したユーザーしかできません。
   自身でテンプレートを登録している場合は、他ユーザーに新規作成してもらった上で削除しましょう。

   • メールテンプレートについて

退職後のトラブル防止

Sansanに蓄積されている情報は会社の重要な資産です。トラブルにならないよう、システム管理者は下記の3点に注意しましょう。

1. 退職までに作業を完了させる

   どのデータを誰に引き継ぐ必要があるかなど、確認が難しくなります。

2. アカウント削除や停止は最終出社日に行う

   顧客とのやり取りは最終日まで行うことも多いため、業務に支障がでないようにしましょう。

   ※セキュリティルールを独自に定めている場合は、その限りではありません。

3. アクセス不可であることをチェックする

   退職後の不正アクセスを防ぐため、「対象ユーザーが正しく削除されているか」、アカウントを残す場合は「ユーザーアドレスの変更」がされていることを確認し、「パスワードリセット」を行いましょう。

正しい手順で安全な情報管理を

この記事を参考に、正しい手順でメンテナンスを実施することで、安心してSansanを利用できます。名刺データ以外の情報も忘れずに、会社の資産を蓄積していきましょう。