退職者発生時のアカウント整理術

この記事では、Sansan利用ユーザーが退職する際に、
管理者と退職予定の方が行う引き継ぎ手順をご案内します。
ユーザー退職前に、
システム管理者が行うこと
ユーザーの退職が決まったら、データをどのように引き継ぐかを決めましょう。
大きく分けて3通りの方法があり、下記記事で詳しく解説しています。
きちんと引き継ぎできていますか? ケース別・名刺所有者変更のベストプラクティス
方針が決まると、具体的なデータごとに所有者変更を行います。
引き継げるデータは、次の3つです。
- 所有名刺
- 登録コンタクト
- 作成した全てのタグ
所有者変更せずにユーザー削除をすると、紐づく上記データは全て消えてしまい復旧できません。特にタグは忘れやすいので、対象ユーザーの作成タグに残すべきものがないか確認しましょう。
退職ユーザー自身が行うこと
退職が決まったら、システム管理者に退職予定日を報告し、3つの作業を行いましょう。
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人事異動・連絡先変更情報の更新
人事異動・連絡先変更のニュースを確認し、
更新できていない情報は退職までに最新化しましょう。 -
引き継ぎ先ユーザの確認・報告
引き継ぎ先の担当者と対象データを、システム管理者に報告しましょう。名刺データの一部を引き継ぐ場合は、対象名刺にタグを付けましょう。
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メール一括配信テンプレートの削除
テンプレートの削除・編集は、作成したユーザーしかできません。
自身でテンプレートを登録している場合は、他ユーザーに新規作成してもらった上で削除しましょう。
退職後のトラブル防止
Sansanに蓄積されている情報は会社の重要な資産です。トラブルにならないよう、システム管理者は下記の3点に注意しましょう。
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退職までに作業を完了させる
どのデータを誰に引き継ぐ必要があるかなど、確認が難しくなります。
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アカウント削除や停止は最終出社日に行う
顧客とのやり取りは最終日まで行うことも多いため、業務に支障がでないようにしましょう。
※セキュリティルールを独自に定めている場合は、その限りではありません。
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アクセス不可であることをチェックする
退職後の不正アクセスを防ぐため、「対象ユーザーが正しく削除されているか」、アカウントを残す場合は「ユーザーアドレスの変更」がされていることを確認し、「パスワードリセット」を行いましょう。
正しい手順で安全な情報管理を
この記事を参考に、正しい手順でメンテナンスを実施することで、安心してSansanを利用できます。名刺データ以外の情報も忘れずに、会社の資産を蓄積していきましょう。
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