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秘書の皆さま必見。
役員の人脈を管理できる、代理操作機能

2020.07.08

秘書・アシスタントの皆さま、こんなお悩みをお持ちではないですか?

「打ち合わせや会合が多く、役員が受け取った名刺の管理だけでも一苦労」
「昇進・異動などの情報を把握するのに時間がかかる」
「相手の趣味・嗜好はExcelで管理しているため、名刺と情報がひも付かない」

このような課題は、代理操作機能で解決できます。

大量の名刺も、秘書が一括管理

この機能を使えば、秘書と役員、アシスタントと営業のように、ペアで人脈管理が可能です。
Sansanから通知される人事異動ニュースも、代理で情報をアップデートできます。

関係者の図

秘書・アシスタントは名刺を閲覧できる他、主に2つの操作ができます。

  • 名刺の編集

    役員・営業が持つ名刺データを編集できます。住所移転の連絡などを受けたときも、名刺所有者に代わって簡単に名刺データを更新できます。

  • 人事異動ニュースの反映

    人事異動ニュースが配信された際、名刺所有者の代わりにニュースの情報を名刺データに反映できます。部署や役職の情報を、最新に保つことが可能です。
    ※ニュースの詳細はこちら

3つの便利な活用シーン

  • プロフィール管理

    名刺交換をした相手のプロフィール情報を蓄積できます。
    例えば、会話の中で伺った趣味や家族構成などを記録しておけば、いつでもすぐに確認できます。「ゴルフコンペを開催する」そんなシーンでも、趣味の検索で迷わずお誘いできます。会食をした際の好き嫌いなども、情報として蓄積しておきましょう。

    ※趣味や家族構成の記録方法はこちら
    ※前回行ったお店の情報は、お会いした情報としてコンタクト機能での管理がおすすめです。


    役員改選のお知らせをはがきで受け取った時には、名刺を編集し更新しましょう。最新の情報に保つことで、年賀状を送るときの部署・役職を確認する手間を省けます。リスト作成がスムーズです。

  • 関係性の管理

    プロフィールだけでなく、役員とお相手の関係性も、Sansanに記録できます。
    例えば「いつ、どんなシーンでご挨拶をした相手なのか」
    名刺交換のシーンを記録しましょう。

    メモのテンプレートを作っておくと、情報を書き漏らさないので便利です。
    ※メモについての詳細はこちら

  • 慶弔管理

    人事異動情報も、Sansan上で管理できます。
    例えば、取締役会で決定した情報も、Sansanから配信される人事異動ニュースで逃さずキャッチできます。

    また、昇進祝いの手配にもSansanは役立ちます。贈答品をメモしておけば、「前回何を贈ったか」もすぐに確認できます。

代理操作機能で、人脈管理をスムーズに

代理操作機能を使えば、役員がお会いした相手の情報を漏らさず、一元管理することができます。Sansanで人脈管理に割いていた時間を短縮し、業務効率化を実現していきましょう。

代理操作機能の使い方はこちら

代理操作機能は、システム管理者が「代理操作するユーザー」と「代理操作されるユーザー」を設定することで利用できます。さっそくシステム管理者に設定を依頼しましょう。

設定方法はこちら

※記事内でご紹介している機能は、ご契約内容により有料オプションとなる場合がございます。詳しくは、弊社営業担当にお問い合わせください。

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