秘書の皆さま必見。
役員の人脈を管理できる、代理操作機能
- 名刺・人物情報
- 人事異動情報
- 総務向け
- 秘書向け

秘書・アシスタントの皆さま、こんなお悩みをお持ちではないですか?
「打ち合わせや会合が多く、役員が受け取った名刺の管理だけでも一苦労」
「昇進・異動などの情報を把握するのに時間がかかる」
「相手の趣味・嗜好はExcelで管理しているため、名刺と情報がひも付かない」
このような課題は、代理操作機能で解決できます。
大量の名刺も、秘書が一括管理
この機能を使えば、秘書と役員、アシスタントと営業のように、ペアで人脈管理が可能です。
Sansanから通知される人事異動ニュースも、代理で情報をアップデートできます。
関係者の図
秘書・アシスタントは名刺を閲覧できる他、主に以下の操作ができます。
名刺の編集
役員・営業が持つ名刺データを編集できます。住所移転の連絡などを受けたときも、名刺所有者に代わって簡単に名刺データを更新できます。
人事異動ニュースの反映
人事異動ニュースが配信された際、名刺所有者の代わりにニュースの情報を名刺データに反映できます。部署や役職の情報を、最新に保つことが可能です。
※ニュースの詳細はこちらデジタル名刺の設定
名刺所有者のデジタル名刺を代わりに設定することが可能です。秘書が担当役員の名刺を設定しておくことで、オンラインでの接点もスムーズに蓄積できます。
※デジタル名刺の登録手順はこちら
3つの便利な活用シーン
プロフィール管理
名刺交換をした相手のプロフィール情報を蓄積できます。
例えば、会話の中で伺った趣味や家族構成などを記録しておけば、いつでもすぐに確認できます。「ゴルフコンペを開催する」そんなシーンでも、趣味の検索で迷わずお誘いできます。会食をした際の好き嫌いなども、情報として蓄積しておきましょう。※趣味や家族構成の記録方法はこちら
※前回行ったお店の情報は、お会いした情報としてコンタクト機能での管理がおすすめです。
役員改選のお知らせをはがきで受け取った時には、名刺を編集し更新しましょう。最新の情報に保つことで、年賀状を送るときの部署・役職を確認する手間を省けます。リスト作成がスムーズです。-
関係性の管理
プロフィールだけでなく、役員とお相手の関係性も、Sansanに記録できます。
例えば「いつ、どんなシーンでご挨拶をした相手なのか」
名刺交換のシーンを記録しましょう。メモのテンプレートを作っておくと、情報を書き漏らさないので便利です。
※メモについての詳細はこちら
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慶弔管理
人事異動情報も、Sansan上で管理できます。
例えば、取締役会で決定した情報も、Sansanから配信される人事異動ニュースで逃さずキャッチできます。また、昇進祝いの手配にもSansanは役立ちます。贈答品をメモしておけば、「前回何を贈ったか」もすぐに確認できます。
代理操作機能で、人脈管理をスムーズに
代理操作機能を使えば、役員がお会いした相手の情報を漏らさず、一元管理することができます。Sansanで人脈管理に割いていた時間を短縮し、業務効率化を実現していきましょう。
代理操作機能は、システム管理者が「代理操作するユーザー」と「代理操作されるユーザー」を設定することで利用できます。さっそくシステム管理者に設定を依頼しましょう。
※記事内でご紹介している機能は、ご契約内容により有料オプションとなる場合がございます。詳しくは、弊社営業担当またはサポートセンターにお問い合わせください。
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