属人的な情報管理からの脱却へ。
毎朝の日報閲覧時間が1/6に短縮。
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卸売・小売業・飲食業
リビエラ株式会社は輸入建材のスペシャリストとして、お客様の空間づくりに向けたさまざまなサービスを提供しています。特にイタリアやスペインから取り寄せるデザイン性の高いタイルの取り扱いに強く、お客様のご好評をいただいています。
本社を静岡県静岡市に構え全国に配送センターを持っていますが、2013年には東京本社を設立、18年7月には新東京ショールームをオープンさせるなど、首都圏への進出を機に業容拡大を狙っています。
私が入社したのは2012年。当時は社員が30人程度の会社でしたが、もうすぐ70人にまで増やす予定で、短期間で会社の規模も売り上げもかなり大きくなってきていると実感している状況です。
当社はもともと静岡県内の出身者が多く、まだ社員数が少なく互いの人となりを理解し合っている時代は情報管理の問題はありませんでした。しかし東京への進出を経て社員が増え、いろんな経歴を持つ人が入ってきた頃から情報共有に支障をきたすようになってしまいました。
会社が大きくなるにつれ、どうやって社員間のコミュニケーションを取っていくのかが大きな課題として浮かんできたのです。
当社の営業担当には、長年個人事業主のような感覚があったので、異動で後任に引き継ぎをする、あるいは新人が入ってきて仕事を教えるという意識が足りないという問題もありました。いきなり名刺の束を渡される新任担当者は大変だったと思います。
そしてある時、転職で会社を辞めることになった担当者が、自分が持っていた名刺をびりびりと破いて捨てているのを見かけて、すごく驚きました。「彼がこの会社にいた年月は何だったのか」「何も会社に残らない」「誰に聞いても何も分からない」と、当時は企画部のグループ長という立場だった私は、さまざまな想いを頭の中に巡らせ、「社員の活動を会社の資産として残さないといけない」と考えたのです。
Sansanの導入を始めたのは2015年8月からです。導入自体は社長のトップダウンですんなりと決まったのですが、社員に利用を定着させることには苦労しました。と言うのも、もともと当社には顧客データを管理するデータベースがあり、「既存のデータがムダになる」という声があったのです。そして、ここから私の挑戦が始まりました。
私は趣味でトレイルランニングをしており、山野の中を100kmほどの長距離を走るのですが、途中で本当に苦しくて何回も諦めそうになったり、心が折れそうになったりすることがあります。しかし、その分ゴールした時の達成感は格別で、振り返ってみると「そんなに辛くなかったよね？」と思えるのです。
仕事も実は同じで、今回のSansanの導入も、自社の成長のために重要なツールになると信じ、粘り強く活用方法を説いていきました。トップダウンだけでは導入成功が難しいと思ったため、エンドユーザに向けて実際にどれくらい手間がなくなるのかなど説明し、ボトムアップの活動にも力を入れました。具体的には「名刺管理が簡単」、「メール送信の手間が少なくなる」、「営業支援のためのツール」と言い続け、社員に対して定着を図ろうとしつこく促し続けました。何故ならツールが良ければ自然と使われていくものなのだと信じていたからです。
その結果、最初は既存システムからの移行に難色を示していた方も、3ヶ月もすると当たり前に使い始め、次第にSansanの利用頻度が高くなっていきました。当初は既存システム側に情報がたくさん残っているため、双方の画面を見ていたりしたユーザも、Sansan側の情報の方が増えてくるに伴い、最初からSansanにアクセスし情報を検索するようになっていたのです。メインでアクセスするツールになっていくことで、今ではユーザから「もっとこうしたい」という欲求が生まれてくるようにすらなっています。
当社にはもともと担当者全員が日報を書いてメールで共有するという文化があったので、最初はそのツールがメールからSansanに代わるだけと思っていましたが、実際にSansanのコンタクト機能を使い情報共有をするようにしたところ、思わぬ効果がありました。
以前は全員が全員に日報をメール共有していたため、全ての情報が同じ粒度で共有されており日報に目を通す時間だけで朝の30分を費やしていたメンバーもいましたが、Sansanではコンタクトフォローメールでフォローしたい人の内容だけを能動的に見れるようになったため、今は読むべき日報を集中して読めるようになりました。これによって、日報確認作業を5分に節約できたメンバーもおり、残りの時間を有意義な顧客フォローの時間に使えるようになってきています。
今までは人数が少なかったため全員分の日報がメールで飛んできてもなんとかなっていたところもありましたが、今後組織がさらに拡大し、営業が70名、100名となっていったときにこの差は大きいと感じています。
もし全員が全員分の日報を毎朝読むとなったら、組織として「朝の何時間分をロスしているのか？」といった状態にもなりかねません。そのため「必要な情報が、必要なタイミングで、必要な人に届く」ようになったことによる時間節約効果と生産性向上効果は大きいと感じています。
当社の営業はルートセールス中心で出張が多いので、オフィスに戻った際に質の高い情報交換をすることが重要です。今はまだ電話や直接、担当者に内容を聞いてしまった方が早いし、それで回っているのですが、今後さらなる拡大に伴いこのやり方はできなくなっていくと感じています。
そのため、プロジェクトの進捗管理をSansanで行うことによって、遠隔地にいる経営層や社員間で情報共有が簡単になり、会議で集まることなく有意義に時間を使えるようになっていくのではないかと考えています。
ただ単純に仕事時間を削減することが働き方改革ではなく、Sansanのようなツールを活用しより効果的に時間を使えるようになることが業務改善の大前提になるのではないかと考えています。
