コンタクトの利用者率は驚異の80%。歴史ある製造業が挑んだSansan徹底活用までの道のり
製造業
株式会社ノダは木型・抜き型を製造しています。ゴムやスポンジ、樹脂、紙器などを一定の形とサイズの製品に仕上げるために、弊社の木型や抜型をご活用いただいています。本社は大阪ですが、東京や愛知、広島、九州、そしてベトナム、タイ、フィリピンにも支店があるため、拠点間のコミュニケーションをシームレスに行うのは当社の重要課題の一つでした。
これまで、顧客情報の管理は各拠点がバラバラに行っていました。そのため、週1回の営業会議で、各拠点のメンバーが情報共有をする段階になって、「今、A社にアプローチしています」、「え、その人なら知っていたのに」とわかることが多々ありました。まさしくSansanのCM、「早く言ってよ～」の世界です（笑）
また、同じ会社に弊社の複数の営業担当が売り込みにいってしまい、先方に気まずい思いをさせてしまったこともありました。
Sansan導入前から顧客情報の管理ツールとして、社内掲示板がありましたが、「お客さまとどのような話をしたのかが把握しづらい」、「図表が投稿しづらい」など不便な点も目立ちはじめていました。
弊社はこれまでも業務のIT化に力を入れてきましたが、社内の情報共有をより強力に進めたいと考えた代表により、前職でシステム開発の経験がある私が大阪本社に呼びよせられました。
まずは、社内にたまるだけで有効活用されていなかった名刺の活用を検討すべく、複数の名刺管理サービスの検討を開始。もちろんSansanにも営業に来てもらいました。Sansanとの商談に同席した代表は、そのサービスのポテンシャルを即座に理解したようで、なんとその場で契約。その決断の早さには私も驚きましたね。
とはいえ、実際にシステムを使うのは社員です。Sansanの導入を社員が人ごとと思わず、「自分のためになる」と受け入れてもらうにはどうすればいいのかを考えました。
まずは、Sansanの導入を決めた代表自身が、積極的に「ともかくSansanを使ってみよう」と呼びかけ、社員の行動を促してくれました。代表と私には、「使ってもらえば便利さが分かる」という確信があったのですが、社員たちには「今の掲示板のままでいいのでは？」という考えもあったようです。そこで社長のカリスマ性を頼りに、「まずは使ってもらうこと」を目指しました。
ただ「使って」と言うだけででなく、「どう使えばいいか？」「どう役立つか？」を伝える場をつくるために、Sansanと同時期に導入し、利用し始めていたWorkplace（Facebook社の社内SNS）の中に『Sansan討議場』というグループを作成して、具体的なSansanの使い方について情報交換ができるようにしました。
私自身も、Sansanの機能を積極的に紹介したり、社員の発言があった時はすぐに返信したりと、努力を重ねました。そうすると社員の発言も活発になり、率直な意見が出始めたのです。
会議前に資料作成のためにまとまった時間を取るのは大変です。そこで、営業担当者がお客さまとどのような話をして、どのような取引をしているか、日常業務の中でコンタクトに記入してもらうようにしました。
代表からも「皆でコンタクトを活用しよう」と繰り返し呼びかけてもらい、私自身も、社員との会話やSansan討議場を通して、「コンタクトを見ると、こんなことが分かって便利です」と伝え続けました。
コンタクトの閲覧が習慣になるまで利用を促した結果、コンタクト機能の利用者率は80%、月次利用率は60％を超えました。Sansanさんによると、これはかなり高い利用率らしく、いつの間にかサービス提供者さえ驚くほど活用していたんですね（笑）
コンタクト機能でリアルタイムに情報が共有されるようになったことで、これまで週1回で行っていた営業会議は月１回になりました。また、コンタクトを開きながら会議を行うことで、会議用の資料を作成する必要もなくなりました。これまでは資料作成に1時間以上かかったこともありましたが、それがゼロになったことで社員もコンタクトの活用メリットを感じています。
この流れを加速させ、将来的には会議そのものをゼロにしたいと考えています。そのためには、Sansanのコンタクト月次利用率を80％以上にし、社員が日常的に最新の情報を共有できている状態を目指したいです。
Sansan上でメッセージを交換できる同僚機能（メッセージ機能）は、異なる拠点で活動する社員のコミュニケーションを助けてくれました。営業会議で実際に顔を合わせる前からメッセージをやり取りしているため、親しみを持って会議に臨んでくれるようになったんです。
特に海外で活動する社員と日本の社員のやり取りでは大きな効果がありました。例えば、日本で大手企業に営業をかけたくても、よほどのコネがなければ難しいですが、海外ではきっかけさえあれば、大手企業の部長クラスの人とも気軽にゴルフに行けることすらあります。そこで、日本で大手企業にアプローチしたい社員が、メッセージ機能で海外のメンバーに○○という企業にアプローチしたい」と伝え、海外の社員から現地の知り合いを通して、お目当ての企業の担当者をスムーズに紹介してもらえるという流れも生まれました。
このような効果によって、社員の中に「Sansanを導入して良かった」「もっと活用しよう！」という盛り上がりが生まれています。
弊社は、お客さまに業務内容や工場見学などのイベントを紹介するメールマガジンを発行してきました。Sansanの導入以後、その配信数が1,500件から8,000件に増え、およそ5.3倍にすることもできたんです。これはSansanによって名刺からのメールアドレス収集が簡単にできるようになったからです。
メールマガジンの配信件数が増えたことで、弊社ホームページの閲覧数も、従来の毎月2,000PVから3,800PVへと増加させることができました。年内には5,000PVを目指しています。
今後は顧客情報をタグ付けする機能を使い、セグメンテーションの精度をあげたうえで、お客さまにパーソナライズしたメール配信を行っていきたいです。またGoogle Analyticsと連携して開封率なども追うことで、配信効果の細部まで分かる仕組みを構築しようとも考えています。
これまでは、週1度の営業会議がコミュニケーションの場でしたが、今ではリアルタイムに情報共有ができます。会議で集まったときには、「あの件どうなりました？」とより突っ込んだコミュニケーションが取れるようになっていますし、営業会議の資料作成をする負担がなくなった社員たちは、「営業会議ゼロ」さえも現実的な目標と捉えてくれています。
ITツールの導入と活用によって当社のコミュニケーションは大きく変わりました。一つひとつの変化は小さなものかも知れませんが、ビジネスのあり方というものはこうやって変わっていく、変えていくものだと思います。Sansanを含めたIT技術の進化に期待するとともに、われわれ自身もどんどん変化していきたいと思っています。
「営業会議をゼロにする」と将来の構想を楽しそうに話す天本様。Sansan導入1年目に社内コミュニケーションの活性化や、営業会議時間削減など様々な効果を生み出す背景には、イノベーションを新たなチャレンジとして楽しむ天本様の姿勢があります。使うメリットをしっかり感じさせる、全員で使い方を議論する場を作る、などといったユーザ巻き込み術は、幅広い業務を経験してきた天本様の強みが発揮されています。
カスタマーサクセス部 岡部
