必ずチェック！メール配信の注意点

メールマガジンやＤＭなど、いまや欠かせないビジネスツールとなったメール配信。

しかし、誤送信、書き間違いといったリスクを心配しながら、毎回1人でメール配信をしているご担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。メール配信は、一括でアプローチできる利便性がある反面、誤送信などのリスクも含んでいます。そのため、社内で役割分担を行うことで、より安全で効果的なメール配信を行うことが可能です。

今回は、配信ミスのリスクを抑え、効果を最大化するためのメール配信のコツや注意点、落とし穴をご紹介します。

特定電子メール法について確認しましょう

DMやメルマガなどの広告宣伝メールを配信する場合、特定電子メール法を遵守しなければなりません。
特定電子メール法では、広告宣伝メールに、原則として【受信者の事前承諾（オプトイン）】【送信者の表示義務】等を定めています。配信の準備を進める前に、予め広告宣伝メール送信の同意を取っているか確認しましょう。また、メール配信文面には、必ず送信者の氏名や社名、受信拒否の通知を受けるための連絡先（メールアドレス等）を表記しましょう。

特定電子メール法の詳細については、以下「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」をご参照頂くか、関係省庁にご確認ください。

特定電子メール法の詳細はこちら

こちらも要チェック！
Google社の「メール送信者のガイドライン」への対応

Google社による「メール送信者のガイドライン」にて、個人用Gmail アカウント（末尾が 「@gmail.com」「@googlemail.com」のアカウント）に1日あたり5,000件以上のメールを送信する送信者に対し、2024年2月以降順次
　1. 送信メールを認証すること
　2. 未承諾のメールまたは迷惑メールを送信しないようにすること
　3. 受信者がメールの配信登録を容易に解除できるようにすること
の3つが義務付けられます。
　
それにともない、Sansanのメール一括配信機能をご利用の際は、発行元ドメインの認証設定（SPF認証・DKIM認証）を推奨しています。
設定が未完了の場合は、個人用Gmail アカウントのメールアドレスを宛先に含んだ配信はできません。
>> メール一括配信の発信元ドメインの設定手順
※設定を行うにはご利用中の対象ドメインのDNSにいくつかのレコードを登録する必要があります。登録作業は貴社ネットワーク管理者へご相談ください。

メール配信の役割分担を確認しましょう

メール配信には社内の役割分担が大切です。
丁寧な確認作業が必要なメール配信は1人だけではできません。役割分担をした上で、各担当が連絡をとりあって、互いにチェックし合うことで、宛先違い、内容不備、誤配信などの配信リスクを防ぎます。
各担当者のやるべきこと、注意点は以下の通りです。

各役割の内容を確認したら、各担当者を決定し、さっそく配信準備を進めましょう。

メール配信担当者

【To Do】

・テーマ決め/文面の作成
・宛先の選定、条件定義
・配信日時の決定
・社内周知
・配信設定（システム担当者と分担可能）

【注意点】

・メール配信の目的を送付先社内関係者と共有しましょう。
・宛先が送信不可（ブラックリスト・配信停止希望）でないか、必ず送付先社内関係者に確認をとりましょう。
・メール配信の設定で不明点があれば、システム担当者に問合せましょう。

名刺の持ち主

【To Do】

・配信文面の確認
・配信対象名刺のタグの付け外し

【注意点】

・配信対象の中に送信不可（ブラックリスト・配信停止希望）の名刺が含まれていないか、確認しましょう。
・配信先の企業・人物、今回の情報が必要か考えましょう。
・文面、配信日時が適切か確認しましょう。
・何か不備がある場合は、すぐに配信者に連絡し、配信可否、メール内容について、相談しましょう。

システム担当者

【To Do】

・配信設定

【注意点】

・配信内容が、送付先のプライバシーに配慮した設定になっているか、確認しましょう。
・配信日時に誤りがないか、慎重に確認しましょう。

Sansanでメール配信を設定しましょう

準備ができたら、メールの配信の設定を行いましょう。Sansanを使えば、メールの一括配信も15分程度で簡単に設定できます。

1．　メール種別の選択
2．　配信内容の入力
3-1．宛先用タグ・フィルターの指定
3-2．タグ付け・同僚への宛先確認
3-3．宛先の最終確認
4．　配信日時の指定

詳しい操作方法はこちらをご覧ください。

メール配信前に最終チェックをしましょう

メールを実際に配信する前に、必ず最終確認を行いましょう。
下記URLでご紹介するメール配信チェックリストを参考に、メール内容や宛先、配信時間や設定を十分に確認しましょう。

チェックリストはこちらからご確認ください。

困ったらこちらも確認！FAQ

Q.　同じ人に2ユーザーがタグ付けした場合はどうなりますか？
A.　同じメールアドレスの名刺に、複数の宛先タグを付与した場合、名刺交換日が最新の名刺にのみ配信され、複数届くことはありません。

Q.　配信拒否や不達のメールアドレスを管理したい場合は、どうしたらいいですか？
A.　「フィルター管理」機能を使えば、配信停止アドレスを管理できます。配信除外したいメールアドレスをフィルター管理に事前に登録すれば、宛先選定時に除外しなくてもメール配信はされません。

フィルターの詳しい操作方法はこちらをご覧ください。

Q.　タグ付け件数と配信件数の差分が生まれるのはなぜですか？
A.　差分は、タグ付け件数よりも配信件数が少ないときに生じます。メールアドレスが空欄の名刺がある、フィルター登録によって配信停止されている名刺がある、同じメールアドレスを使用する名刺が複数存在し、配信先がまとめられた等の可能性が考えられます。

Q．宛先のリストに、メールアドレスが同じ、複数の人物（氏名が異なるなど）がいた場合は、メールはどのように配信されるのでしょうか？
A．メール一括配信では、宛先に選択したタグ内に同じメールアドレスの名刺が存在する場合、
システムが自動で宛先の重複を除外いたします。最新の交換日が設定されている名刺を宛先とし、1通だけ配信いたします。

Q．受信側で配信停止設定はできますか？
A．メール内に配信停止リンクを差し込むことで、Sansanが提供するページ内からメール受信者がメール配信を停止することが可能です。
配信停止の依頼があったメールアドレスは、[フィルター管理] 画面の[配信拒否リスト]に自動で追加されます。

配信停止ページの詳細と配信停止リンクの差し込みについてはこちらをご覧ください。

Q．フィルター管理の一覧を残すことはできますか？
A．管理画面上でダウンロードができます。

まとめ

今回はメール配信における役割分担、注意点と落とし穴をお伝えいたしました。上記の注意点やポイントを押さえることで、メール配信の誤配信や設定ミスなどのリスクを防ぐことができます。メール配信を活用して、顧客に効果的なアプローチを行いましょう。