メンテナンスが最重要。
名刺データを腐らせないために

「名刺をスキャンしたら、あとは名刺データを使うだけ」

そう思ってはいないでしょうか。
名刺データを最大限活用するためには、メンテナンスが最重要です。

信頼性の低下を招く古い情報

「昇進の情報や部署異動の情報をキャッチできていなかった」
「情報を掴んではいたものの、確認を怠り、うっかり古い情報で送ってしまった」

小さなようで、肩書きの誤りは信頼の低下につながってしまいます。

このようなことを防ぐためにも、Sansanの名刺データを日々最新に保ちましょう。
最新のデータを保つことで、久しぶりに送付物を送る際にも誤った情報を使用してしまうことを防げます。

今日から、データのメンテナンスを始めよう

次のようなシーンはデータメンテナンスのチャンスです。下記の機能を活用して、しっかり名刺データに情報を反映させましょう。

• 人事異動ニュースの受信

  日々変化のある、人事異動情報。朝と夕方に、取り込んだ名刺に関する人事異動ニュースをメールで配信しています。毎日ニュースを確認する習慣を付け、新しい情報がある場合には名刺データの更新を行いましょう。

  

  更新方法はこちら
  
  メールが届いていないという方は、メール通知の設定をご確認ください。
  設定方法はこちら

• はがきやメールでのお知らせ

  役職や連絡先の変更があった場合

  はがきやメールで役職や連絡先の変更を知る場合も多いのではないでしょうか。その際は、［名刺作成］から［手入力で名刺作成］を選択し、新たに名刺を作成しましょう。
  新しく名刺を作成することで、以前のデータを経歴として残したまま最新の情報を蓄積できます。

  

  名刺の新規作成方法はこちら
  
  新規作成した名刺は、過去の名刺と一定の条件で「名寄せ」され、「その人」に関する情報としてまとまります。まとまった情報は、人物詳細画面にて一覧で確認できます。
  
  名寄せについての詳しい説明はこちら
  人物詳細画面の詳細はこちら

  退職の連絡があった場合

  名刺交換をした相手から退職の連絡を受けた際には、「退職フラグ」の設定を行いましょう。
  退職フラグを設定すれば、名刺情報を残したまま、その人物が退職している目印を付けておくことができます。その人物と名刺交換をしたことがある他のユーザーに通知されるので、情報共有も簡単です。
  退職フラグは、人物詳細画面と組織ツリーの中で表示されます。

  

  退職フラグの設定方法はこちら

• 名寄せ候補のお知らせ

  上の通り、「名寄せ」とは名刺を人物単位でまとめる機能です。
  一定の条件をもとに、Sansanが自動で「同一人物」と判定した名刺は自動でまとまります。
  Sansanが判定できない名刺については、Sansanの画面上に［同一人物候補］のお知らせが表示されます。

  

  例えば、結婚をして名字が変わった商談相手の名刺は、過去の名刺と自動で名寄せがされません。そのままにしておくと、Sansan上に2人の人物が存在することになり、これまで蓄積された情報が分断されてしまいます。 「その人」に関する情報を管理するためにも、手動で名寄せを行うことも習慣化しましょう。
  
  手動名寄せの方法はこちら

最新情報を保ち、信頼を積み上げる

Sansanに入っている名刺データを最新に保ち、相手の情報をキャッチアップすることで信頼の基盤をつくることができます。加えて、リスト作成やメール配信などさまざまな施策にも役立ちます。Sansanで人脈を管理するだけではなく、蓄積された情報を最大限活用するためにもメンテナンスは習慣化していきましょう。

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