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名刺交換した方が退職したら?情報更新のベストプラクティス

2018.04.03

「名刺交換した方が異動、退職された場合名刺情報はどうすればいいでしょうか?」
人事異動が多いこの時期は特に、こんなご質問を多くいただきます。

「Sansanで検索して連絡してみたら、既に退職されていた・・・!」
「組織ツリーに既に退職された方がまざっており、誰に連絡したらよいかわからない」
上記のような事態にならないためには、日頃からアップデートしていくことが重要です。

「退職された方の名刺を削除」はNG?

今後使うかわからない情報でも削除せずに「過去の経歴」にきちんと残しておくことが、Sansanでよいデータベースを作るコツのひとつです。
また、“意図しない名刺を消してしまう”可能性もありますので、注意が必要です。

※名刺を削除した場合、マイデータ内で名寄せされた名刺も一緒に削除されます
※特定の名刺のみを削除するには、名寄せを解除した後該当名刺のみを削除する必要があります

このようなリスクを回避するためにも、定期的に名刺の情報更新を行いましょう。

 

退職・異動名刺のおすすめ管理方法 3パターン

退職や異動の情報が入ってきたタイミングで、下記のいずれかを実施します。

パターンA:タグを付けて管理する

退職者名刺に「タグ」を付与します。

パターンB:元の名刺情報に記載する

人物へ紐づく「メモ」欄へ「退職」 or 「部署」欄に「退職」と入力します。

パターンC:新しい名刺を作成する *弊社推奨*

1.「退職」という部署で、その方の名刺を手入力で作成します。
名刺交換日は、その方の退職が判明した日付を入力してください。
参考:名刺を新規作成する

※作成時にメールアドレスを登録してしまうとメール一括配信の際に送られてしまうリスクがあるため、
メールアドレスは登録しないようにしましょう。

2.「1」の名刺と既存の名刺を手動で名寄せします。
既存の名刺が経歴に反映され、「1」の名刺が最新として扱われます。
参考:手動で名刺を名寄せする

パターンA〜Cにはそれぞれメリット・デメリットがありますが、「何のために情報更新したいのか」によって、最適な方法を選択すると良いでしょう。

退職された方の人脈も、会社資産として活用するために

過去に交換した名刺も、大事な会社の資産です。
その資産を全ユーザでご活用いただくためにも、ぜひ情報更新のルールをつくっていただくことをおすすめします。

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