sansan

きちんと引き継ぎできていますか?ケース別・名刺所有者変更のベストプラクティス

お知らせ
2018.02.28

名刺は会社の資産です。Sansanに名刺をスキャンすることで、その資産を有効に活用いただくことができますが、定期的なメンテナンスを怠ると、情報は古くなり、正確性も失われ、資産の価値が低下してしまいます。
年度末、多くの企業で行われる組織変更は、Sansanのアカウントや名刺を整理する絶好の機会です。そこで今回は、名刺所有者変更のベストプラクティスをケース別にお伝えします。

放置しているとこんなリスクが!ユーザ整理のすすめ

Sansanの運用が軌道に乗り、それぞれのユーザがSansanを活用できるようになると、ユーザ管理からは手が離れがちかもしれません。みなさんの会社では、このようなケースはありませんか?

ケース1:組織変更や担当引き継ぎに合わせて、名刺所有者を変更していない

所有者を変更しないと、引き継ぎ漏れが発生したり、顧客をリスト化する時に、すでに退職した社員が担当者として表示されてしまうリスクがあります。特に、名刺の所有者を差出人に設定する”One to oneメール”を利用する際などには、一層の注意が必要です。

ケース2:退職者のアカウントを放置している

クラウドサービスはログイン情報さえ持っていればどこからでもアクセスできるのが利点。ただし、退職者のアカウントが適切なタイミングで削除されていない場合は、個人情報流出のリスクにもなります。

このようなリスクを回避するためにも、定期的に社内ユーザや名刺の整理を行いましょう。

名刺所有者変更のおすすめ3パターン

ケース1のように、組織変更などで担当引き継ぎが発生する場合には、必ず名刺所有者の変更を行いましょう。一方、対応を迷ってしまいがちなのは、ケース2の退職者がでた場合。今回は、その退職者が出た場合の名刺所有者変更について、おすすめのパターンを3つご紹介します。

パターンA 後任の担当者へ名刺所有者を変更、退職者アカウントは削除
パターンB 【退職者の名刺管理用アカウント】を用意しておき、名刺所有者を変更、退職者アカウントは削除
パターンC 退職者アカウントは残したまま、アカウントを【退職】部署へ移動

パターンA〜Cには、それぞれメリット・デメリットがありますが、「退職者が所有していた名刺の取り扱いをどうしたいか」によって、最適な方法を選択すると良いでしょう。

名刺所有者変更の具体的な手順は、こちらより

会社の資産を十二分に活用いただくために

時間をかけて積み上げた人脈は、会社の大事な資産です。その資産をご活用いただくためにも、ぜひこの機会に、名刺所有者を見直し、今後も定期的なメンテナンスを実施いただくことをおすすめします。

※記事内でご紹介している機能は、ご契約内容により有料オプションとなる場合がございます。詳しくは、弊社営業担当にお問い合わせください。

Pickup

資料をダウンロード
X