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名刺交換日がカギ!正確なデータベースをつくるコツ

2017.12.12

Sansanは、名刺をこまめにスキャン頂くことで、常に最新の名刺情報をクラウド上で確認できるサービスです。過去の名刺を大量にスキャンされる際は、「名刺交換日」にご注意いただくことで、Sansanにより正確なデータベースをつくることができます。

名刺交換日の重要性

Sansanは名刺交換日を元に名刺の新旧を管理しています。そのため、名刺交換日が同じ名刺(名刺交換日不明も含む)を大量にSansan上に登録すると、場合によっては、古い名刺が新しいと判断され、Sansanの機能を十二分にお使いいただけない場合があります。

この状態は、複数のユーザーがSansanを一定期間お使いいただくことで「新しい名刺がスキャンされ」自然に解消されていきますが、導入初期にちょっとしたルールを設けることで、Sansanのメリットが発揮されます。

名刺交換日に注意する3つのメリット

さらに、名刺交換日をなるべく正確に記録することで、こんなメリットも得られます。

名刺交換日から名刺情報をらくらく検索

Sansan上で、名刺交換日から名刺情報を検索することができます。例えば、展示会で名刺交換をした人に情報発信をする際に、名刺交換日で指定して一括でタグづけをすればすぐにメール配信することができます。

名刺交換日順のスキャンで、キーマンの経歴を自動作成

過去に同じ人物と名刺交換をしたことがある場合、名刺交換日から新旧を判断、自動で名刺情報の経歴を作成します。この機能を利用すれば、重要な取引先のキーマンの昇進歴や過去の出向先などもひと目で確認できます。

異動情報を社内ニュースとして共有

名刺交換日で名刺の新旧が判断され、新しい名刺上で部署や役職の変更があると、Sansanのニュース機能で異動情報として共有されます。わざわざ異動情報を発信しなくとも、社内のメンバーにも自動でお知らせすることができます。

早めに設定しよう!最適な名刺取込ルール

導入初期から最新の名刺情報を使えるように、名刺交換日を設定するおすすめのルールをご紹介します。

1.最新の名刺を区別して取り込む

Sansanに名刺を大量に取り込む際、明らかに「これは最新の名刺」とわかっているものを区別しておき、その名刺群はSansan導入月の日付などでスキャンします。

2.古い名刺は「名刺交換日は不明」「手書きの名刺交換日を優先する」にチェック

過去に交換した名刺は、名刺交換日がいつかわからないケースがほとんどです。その場合、それらの名刺は「名刺交換日は不明」と「手書きの名刺交換日を優先する」にチェックを入れてスキャンします。

「名刺交換日は不明」にチェックを入れてスキャンすると、その名刺は最も古い名刺として扱われます。

3.既に知り合いの方でも、新しい名刺に変わった際は再度名刺交換する

既存のお客様とのやりとりが多いユーザ様は、改めて名刺交換をする機会は少ないかもしれません。しかし、お客様の部署や役職変更のタイミングでも名刺をいただくことで、Sansanのデータを最新に保つことができるため、名刺交換はこまめに行うことをおすすめします。

Sansan導入直後に大量の名刺をスキャンする場合には、名刺交換日に少し注意を払うだけで、より便利にご利用いただけます。ぜひSansanの効果を最大限にご活用ください。

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