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タグ、使いこなしてますか?種類とその構造

2017.11.27

タグを利用して、名刺管理をさらに簡単・便利に!

Sansanのタグ機能はもうお使いですか?
タグとは、Sansanに登録した名刺をグループ化して管理できる機能です。
名刺をグループ化することで、名刺のリスト管理や対象のグループへ効果的な情報発信が可能になります。

今回はタグを使いこなしていただくために、タグの種類とその構造をご説明いたします。

タグの種類と構造を理解しよう

Sansanのタグを使いこなすために、2つのポイントを押さえましょう。
1. タグの親子:親タグと子タグの2階層で管理できる
2. タグの種類:共有タグ・マイタグ(公開)・マイタグ(非公開)という3種類のタグで、参照と編集の権限を管理できる

1. タグの親子

タグは、すべて並列ではなく、親タグと子タグの2階層で管理できます。
親子階層でタグを管理しておくと、一斉配信や限定配信の使い分けに便利です。

例:[イベント参加者]というタグを親タグとし、その下に[✕月◯日セミナー][✕月△日交流会]などのタグを子タグとして作成できます。

参加者管理系 送信リスト系 属性系
親タグ 01.イベント参加者 02.ご挨拶送付先 03.業種
子タグ ┣01.X年X月X日セミナー
┣01.X年X月X日交流会
┗01.X年X月X日展示会
┣02.XX年_年賀メール
┣02.XX年_移転のご連絡
┗02.XX年_お中元送付
┣03.IT業界
┣03.製造業界
┗03.金融業界

※ 最大2階層までです。孫タグはできません
※ タグは文字コード順に並んで表示されるので、先頭に「01.」「02.」…などと番号を振ると見やすくなります

タグの親子関係の設定方法はこちら

2. タグの種類

タグには共有タグ・マイタグ(公開)・マイタグ(非公開)の3種類が存在し、それぞれで参照・編集できる範囲が異なります。

共有タグは、早い段階で運営ポリシーを明確化して、代表的なものを作成しておくことをおすすめします。マイタグは、自分の名刺をグループ化するときに使用しますが、公知にしたい場合はマイタグ(公開)、他人と共有したくない場合はマイタグ(非公開)を選択しましょう。

特徴 タグ例
共有タグ 全社全体で管理する必要があるリスト ・年賀状送付
・A商材セミナー参加者 など
マイタグ
公開
他人に操作されたくないリスト ・異業種交流会
・前職の同僚 など
マイタグ
非公開
他人と共有しない個人的なリスト ・大学時代の友人 など

タグの共有、非公開、公開の違いの詳細はこちら
タグの設定方法(タグを作成・編集・削除する)の詳細はこちら

タグ運用ポリシーを決めよう

タグは運用ポリシーを設けることでより円滑に運用できます。
タグの親子については、シンプルに運用できますが、タグの種類については、事前にある程度ルールを設けておくとスムーズです。

例:

  • 全社員が利用することを予想できるものは、事前に管理者で共有タグをつくる
  • マイタグ(公開)で似たようなタグが増えてくるようであれば、共有タグに昇格させて、タグの付替えを行う

運用例

せっかく作成したタグもメンテナンスに手間がかかる、使い勝手が悪い等で、その後の運用が困難になるケースがあります。以下を参考に、運用を考慮してグループ分けしていきましょう。

特徴 タグ例
良い例 ・属性の変化がない
・分類が少ない
・セミナー参加
・メール配信対象者
・業種・業界
・資本金
悪い例 ・属性の変化が著しい(変更漏れが発生する)
・名刺内に基本情報として持っている(タグをつけなくても名刺情報で検索可能)
・新規/既存顧客
・地域名(渋谷区など)、 役職名(部長など)
・メール配信NG
(→フィルタ管理

まとめ

タグを使いこなすほど、リスト管理や情報配信がスムーズになります。
共有タグ・マイタグなどの運用ポリシーを全社で共有した上で、日頃の業務に役立ちそうなグループづけは積極的に行いましょう。

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