名刺交換日がカギ！
正確なデータベースをつくるコツ

Sansanは名刺交換日を元に名刺情報の新旧を管理しています。そのため、交換日が同じ、もしくは名刺交換日が不明な過去名刺を大量にSansan上に登録する際、古い名刺が新しいと判別されてしまう場合があります。
こうした状態を防ぎ、Sansan上の顧客情報を常に正確な状態に保つには、こまめな名刺情報の登録が欠かせません。

名刺交換日に注意することで得られるメリット

名刺交換日に注意することで得られる具体的なメリットは以下です。

名刺交換日から名刺情報を検索できる

Sansan上で、名刺交換日から名刺情報を検索することができます。例えば、展示会で名刺交換をした人に情報発信をする際に、名刺交換日を指定して一括でタグづけをすれば、すぐにメール配信をすることができます。

交換相手の経歴を確認できる

過去に同じ人物と名刺交換をしたことがある場合、名刺交換日から新旧を判断、自動で名刺情報の経歴を作成します。この機能を利用すれば、重要な取引先のキーマンの昇進歴や過去の出向先などもひと目で確認できます。

異動情報が自動で通知される

名刺交換日で名刺情報の新旧が判断され、新しい名刺上で部署や役職の変更があると、Sansanのニュース機能で異動情報として通知されます。わざわざ異動情報を社内共有する必要もありません。

早めに設定しよう！最適な名刺取込ルール

こうしたメリットを得るには、導入初期から名刺交換日を設定する際の簡単なルールを設けるのが効果的です。以下では、ルール設定にあたってのポイントを紹介します。

最新の名刺は区別して取り込む

Sansanに名刺情報を大量に取り込む際、明らかに「これは最新の名刺」とわかっているものを区別しておき、その名刺群はSansan導入月の日付などでスキャンします。

古い名刺は「名刺交換日は不明」「手書きの名刺交換日を優先する」にチェック

過去に交換した名刺は、名刺交換日がいつかわからないケースがほとんどです。そんな時は、タブレットの「名刺交換日は不明」と「手書きの名刺交換日を優先する」にチェックを入れてスキャンしましょう。「名刺交換日は不明」にチェックをいれてスキャンすると、その名刺は最も古い名刺として扱われます。

名刺交換をしたことがある相手でも、名刺が新しくなった際は交換する

すでに名刺交換をしたことがある相手でも、名刺が新しくなった際には交換するのがおすすめです。Sansan上のデータを最新に保つことにつながります。
Sansan導入直後に大量の名刺をスキャンする場合には、名刺交換日に少し注意を払うだけで、より便利にご利用いただけます。ぜひ実践してみてください。