【管理者向け】スキャナーの設置場所が肝。
名刺スキャン習慣化のノウハウを紹介
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Sansanで最も大切なこと、それは“名刺をすぐに取り込むこと”です。どんな高級車でも、ガソリンがなければ走りません。Sansanも、名刺がなければ使えません。
「ユーザーが名刺を溜めこみ、Sansanが使われない……」
今回はそんな状況を打破し、皆がスキャンをするようになる方法をご紹介します。
名刺スキャンを習慣化させる4つの方法
1. スキャナーを置く位置に注意しよう
「とりあえず確保できたスペースにスキャナーを置いた」なんてことはないでしょうか？スキャナーの置き場所は、実は最大の注力ポイントです。
ベストな設置場所は、“コピー機の横”もしくは“出入り口”です。外出先から戻ったタイミングでスキャンしてから、自席に戻るようにすれば、スキャンはすぐに習慣化されます。引き出しに名刺を溜め込んでしまうと、中々スキャンは習慣化されません。コピー機の横や出入り口など、アクセスしやすいところにスキャナーを置きましょう。
2. スキャナーとタブレットPCは、常に電源をオン
スキャナーとタブレットPCは常に電源をオンにしましょう。利用時のみ電源をオンにする運用は、名刺の取り込み率低下に繋がりかねません。また、セキュリティソフト等の自動アップデートが反映されなくなってしまう可能性もあります。
なおタブレットは、利用が一定時間ない場合、自動でスクリーンセーバーを表示する仕様となっています。加えて夜間0:00~5:00は、Sansanスキャナのモニター電源が自動でOFFとなります（タブレットPC本体の時刻に準ずる）。
3. 標語やルールを掲示しよう
スキャン促進に効果的なのが標語の掲示です。フロアの出入り口に、注意喚起の貼り紙をしましょう。スキャナーの横には、スキャンルールを掲示して、迷ってスキャンをやめてしまうユーザーを阻止しましょう。
4. スキャンした名刺は回収ボックスへ
（画像はイメージです）
名刺はスキャン後、回収ボックスに入れる運用にしましょう。各自が名刺入れや引き出しに名刺をしまい込む習慣が、スキャンをしない悪循環を生みます。名刺回収ボックスをスキャナー横に置き、スキャン後すぐにボックスに入れるルールを徹底しましょう。回収ボックスに入れることで、個人情報漏洩や紛失を防ぐことができ、一石二鳥です。
まとめ
紹介したノウハウは、どれも実際に他社が運用定着を成功させた事例です。名刺をすぐに取り込むことで、正しい交換日でデータが最新になり、どんどん使い勝手のよいデータベースになります。
「その日の名刺は、その日のうちに」少しの工夫で、名刺スキャンを習慣化させましょう。
正しいスキャン方法については、下記の記事も併せてご覧ください。
スマホアプリからもスキャンできます。スキャンの方法は下記の記事をご覧ください。
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