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【名刺スキャン】これだけで大丈夫!良いデータベースを作るコツ

2017.02.23

皆さま、お手持ちの名刺の整理はお済みですか?数千枚名刺あるけど……という方、ご安心ください。Sansanでは、100枚5分という速さで、名刺をスキャンできます。

今後、活用しやすいデータベースにするための注意ポイントをご紹介します。一気にスキャンされる前に、是非ご覧ください。

スキャン方法のおさらい

名刺をセットします。

タッチパネルで、 ①部署 ②ユーザ名 ③名刺交換日 ④入力希望言語 を選択し、⑤のスキャン開始を押すと、最大20枚まで、一気にスキャンができます。

活用できるデータベースを作るために

1. 重複名刺も全て取り込む
2. 名刺交換日に少し注意する

1. 重複名刺も全て取り込みましょう


意外と多いのが、「あのお客さん、上司も名刺交換してたし、スキャンしなくていいや」という人です。
自社の人脈を可視化するためには、重複名刺も全てスキャンしましょう。

重複名刺を省くと、組織ツリーも正しく表示されません。また、マイページで、自分のお客様を管理するためにも、重複していても、スキャンするのがおすすめです。

2. 名刺交換日に注意しましょう

名刺交換日のデフォルトは本日の日付ですが、今までの名刺を全てスキャン(初期名刺スキャン)する際は注意が必要です。
初期名刺スキャンの際に、名刺交換日を一律本日の日付で取り込むと、「部長から課長に役職が変わる」など経歴がばらばらになってしまいます。

初期名刺スキャンの際はこのように設定しましょう

大体の年代が分かる場合 ・・・ 大体の年代を入力 例)2015/01/01
全く分からない場合・・・ [名刺交換日は不明]を選択
名刺に手書きで記載されている場合 ・・・ [手書きの名刺交換日を優先する]にチェックを入れる

まとめ

スキャンするだけで、顧客データベースが作れるSansanですが、正しくスキャンをすれば、さらに使いやすいデータベースになります。2つのポイントを意識して、名刺スキャンをしてみましょう。

 

 

名刺スキャン方法の動画はこちら

 

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