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新年のご挨拶をスムーズに。年賀メール・年賀状の準備をしよう

2022.11.18

お世話になっている顧客や取引先へ、感謝を込めた新年のご挨拶。年賀メールや年賀状を送ることは、企業にとって重要なコミュニケーションの一つです。
とはいえ毎年、送付先の確認や取りまとめで慌ただしくなりがちなのではないでしょうか。
今回は、そんな年賀メール・年賀状の準備を効率化する方法をご紹介します。


▼ 目次


年賀メールの準備

全社や部門で一括して年賀メールを送付する場合、Sansanの「タグ」や「メール一括配信」機能を活用すると、大変便利です。
最新で正確なデータによる送付先リストの作成、メール文面の作成、関係者への送信可否の確認からメール送信まで、年賀メール送付に必要な全てを一貫して行うことができます。

手順

  1. 送付先のリストアップ

    管理者はSansanで年賀状タグを作成します。(例:2023年_年賀メール)
    その後、送付対象になり得る社内すべての名刺に対して、先ほど作成したタグを付けます。

    ▶タグの詳細はこちら

    このタグ付けを一度丁寧に行っておけば、翌年以降も同じタグを年次ごとに更新して利用できるので、大変便利です。タグ内容の見直し、最新化をするだけで送付リストが完成します。

  2. メール文面の作成

    定型的な年始の挨拶だけではなく、前年度の自社の大きなトピックや、新年度の抱負・戦略などを交えると良いでしょう

    ▶年賀メールの文面例はこちら

    また、Sansanのメール一括配信機能ではメール文面をテンプレートとして保存することができます。ベースとなる文章を保存しておけば、一部分を書き換えるだけで済むようになり、次年度以降の文面作成が楽になります。

  3. 年賀状タグの付いた名刺にメール配信を設定

    メール一括配信では、「①送付先のリストアップ」で設定した年賀状タグのついた宛先に対して、指定日時にメールを送信する設定ができます。

    ▶メール一括配信の手順はこちら

ここで注意したいことは、社内関係者に送付先の確認をしてもらうことです。
自社と担当者との関係性によっては、年賀メールを送らない方が良いケースもあるからです。

メール一括配信の中の「タグ付け・同僚への宛先確認」というフローで、タグ付けされた名刺の所有者に自動で確認依頼を行うことができます。

>同僚への宛先確認の詳細はこちら

年賀状の準備

手順

  1. 送付先のリストアップ

    前項「年賀メールの準備」と同じです。

  2. 同僚への宛先確認

    同僚に以下の対応を依頼しましょう。

    1. 年賀状タグのついたマイデータを検索する
    2. 送りたくない名刺から年賀状タグを外す

    ▶タグの詳細はこちら

  3. 送付先リストのダウンロード

    同僚の宛先確認が完了したら、年賀状タグの付いた名刺データをダウンロードしましょう。
    ダウンロード項目に郵便番号や住所を含めておけば、年賀状に記載する情報を全てダウンロードできます。

    ▶ダウンロード方法の詳細はこちら

顧客の情報を常にアップデートし、次年度からの準備を簡単に

毎年行われる年賀メール・年賀状の準備で最も手間のかかる作業が、送付先リストの確認です。同じ人物に送る場合も、所属や肩書き、住所の変更など、前年度からの差分がある場合は都度修正する必要があります。
そのような手間を減らすために、対面での名刺交換以外にも、オンライン名刺やメール署名などのあらゆる接点をSansanに蓄積することで、お客様の情報を常に最新化しておくことを心がけましょう。

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オンラインの接点から、漏れなく顧客の情報を最新化

漏れなく情報を最新化できていれば、以前に設定したタグの見直し、最新化をするだけで簡単に送付リストが完成します。全ての宛先を都度確認する必要は、もうありません。

年賀メール・年賀状の準備はお早めに

年賀メール・年賀状の送付には毎年準備が必要になりますが、年に一度改まって感謝の気持ちや自身の近況を伝えられる貴重な機会でもあります。
その機会に感謝しつつ、心のこもった年賀状をお送りするのも良いのではないでしょうか。このあたたかな風習を、あなたのビジネスチャンスへとつなげていきましょう。

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