メール接点も名刺として取り込み、
企業の資産に

コロナ禍をきっかけとして、顧客とのオンライン上でのやりとりはこれまで以上に活発になりました。最近ではコミュニケーションの入り口として、デジタル名刺を活用する企業も増えています。
一方で、オンライン商談・ミーティングまで至らず、メールだけでやりとりをするケースも多く見受けられます。

そんな課題を解決すべく生まれたのが、「メール署名取り込み」です。
まずはこちらの動画をご覧ください。

※ 画面内のメニューバーなど、アップデートにより一部表示が実際の画面と異なる場合があります。

新しい働き方で生まれた課題

1. 名刺交換をせず、メールのみでやりとり

これまではお客様に連絡をしたいときは、Sansanで名刺を検索し、すぐに連絡できました。しかし、メールだけのやりとりでは、受信ボックスにある大量のメールの署名欄から連絡先を探さなくてはなりません。
またバックオフィスでは、元々メールだけでコミュニケーションを取ることが多く、業者の連絡先情報が属人化しているケースも多く見られます。

2. 組織の分業化の加速

営業が全て顧客対応を行っていた時代から、徐々にサポートやインサイドセールス部門が作られ、分業化が始まっています。その結果、「営業は名刺交換したが、その他の担当者はメールでしかやり取りをしていない」というケースが増えてきました。このとき接点があることが社内で見えづらくなっています。

これからは名刺だけでなく、メール接点もSansanで管理

このような課題を解決するため、名刺だけではなく、あらゆる接点をデータとして蓄積・共有することが重要です。
Sansanの「メール署名取り込み」は、名刺交換をせずメールだけのやり取りをしている人物の情報も、署名から自動取得。Sansanへ名刺として登録し、オンラインの接点も漏れなく企業の資産として蓄積します。

こんなシーンで便利

• シーン１：　名刺がなくて連絡先が分からない…..

オンライン商談や紹介をきっかけにメールでの連絡はしているものの、名刺交換をしたわけではない……そんな場合でも、署名を元にSansan上に名刺が作られることで、社内で連絡先を共有できます。
今まで名刺がない相手の連絡先を手動で登録していた方も、これからはメールの署名から自動的に、正確にデータ化されます。

• シーン２：　商談前に相手の情報を知りたい

メールのやりとりをしていた相手といざ商談へ。
当日の名刺交換を待たずとも、署名を元に名刺化された情報から、会社情報や関連するニュース、同僚との接点を把握できます。事前に相手の情報を把握した上で商談に臨みましょう。

機能の特徴

• Google Workspace™ の Gmail™ / Microsoft365 Exchange（Outlook）と連携し
  名刺候補を表示、手軽にSansanに登録
• 既に、同一メールアドレスの名刺がある場合やメルマガなどは自動で除外される
  （通知の煩わしさはなく、追加したい人物情報のみ手軽に登録ができます）
• 基本項目の「会社名/ 氏名/ メールアドレス」だけでなく「部署/ 役職/ TEL」の取得が可能

すべての接点を網羅しよう

紙名刺、デジタル名刺と併せ、メールでのやりとりも欠かせない接点の証です。
能動的な名刺交換に加え、それだけでは網羅できない人脈も確実に企業の資産とすることで、ビジネスチャンスへとつなげましょう。

「メール署名取り込み」の利用手順は下記をご参照ください。
▶︎メール署名取り込みを利用する
▶︎Google Workspace™ のGmail™ とメール署名取り込みを連携する
▶︎Microsoft365 Exchange（Outlook）とメール署名取り込みを連携する

※ご利用にあたっては、管理者ユーザーによる一括設定が必要です。各ユーザーがSansan上に登録したデータは、企業ごとの契約データ化枚数の枠内で消化されます。

スムーズな運用定着のために

本機能は、全社で利用することで価値が最大化します。
推進者の方から社内への展開には、本記事と動画をご活用ください。

組織での推進のコツはセミナーで

今回ご紹介したメール署名取り込みをはじめとした、接点情報の蓄積に役立つ機能のデモ紹介、組織における推進のコツをお伝えするセミナーを開催します。
社内のデータを活用して戦略的に営業活動をしていきたい方や、人脈を活用して効率的に業務を行いたい方は、以下よりぜひ社内推進セミナーへお申し込みください。

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※ Google Workspace 、 Gmail は Google LLC の商標です。
※Microsoft Outlook は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。