クラウド契約業務サービス「Contract One」に 新機能「スマート注文書管理」を搭載
〜FAX・郵送・メール添付などで受領した注文書を、一元管理可能に～
働き方を変えるビジネスデータベースを提供するSansan株式会社は、クラウド契約業務サービス「Contract One」に新たな機能として「スマート注文書管理」を搭載します。これによりContract Oneユーザーの方は、FAX・郵送・メールなど取引先ごとに異なる方法で受領した注文書を正確にデータ化し、Contract One上で一元管理することができます。本機能の提供により、改正電子帳簿保存法への対応を容易にするとともに、注文書に関する業務の効率化やリスクの管理を後押しします。
スマート注文書管理とは
あらゆる方法で受領した注文書を一元管理
スマート注文書管理を利用することで、あらゆる方法で受領した注文書をContract Oneで一元管理できるようになり、業務効率化を実現します。
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（1）FAXで受領した場合
注文書を受領する複合機に専用アダプタを取り付けることで、取引先が送信したFAXをクラウド上で受信し、PDF化して保存できます。ユーザーは、受信したFAXデータから注文書のデータをウェブブラウザ上で確認し、Contract Oneにアップロードします。従来のようにFAX用紙の回収のために複合機を往復したり、仕分けたりする手間をなくしつつ、紙を放置することによる紛失や漏えいのリスクを回避します。 -
（2）郵送・手渡しで受領した場合
原本をスマートフォンで撮影、もしくは複合機でスキャンし、データをContract Oneにアップロードします。 -
（3）メール添付で受領した場合
メールで受け取ったデータをContract Oneにアップロードします。
改正電子帳簿保存法で必要な項目を正確にデータ化
ユーザーがContract Oneにアップロードした注文書の情報を、当社が培ってきたAIと人力を組み合わせた独自のテクノロジーによって正確にデータ化します。改正電子帳簿保存法で求められる取引先名や金額などの項目を対象にデータ化し、注文書のデータベースを構築します。クラウド上で管理しているため検索性に優れ、原本が必要な時にも容易に見つけることができます。
発注管理の基幹システムとひも付けて統合管理が可能
Contract Oneでは保管している注文書データごとにユニークのURLを生成できます。発注管理の基幹システムにURLを入力することで、基幹システムの操作中でもすぐにContract One上の注文書原本を参照でき（※1）、注文情報を統合して管理することが可能です。
機能開発の背景
売買取引において用いられる注文書は、形式が紙やデータと混在していることに加え、受領の際にもFAXや郵送、メール添付や手渡しなどさまざまな方法が存在し、受領側の管理が煩雑になりがちです。発注側は、発注管理の基幹システムを用いて取引先に注文書を送ることができる一方で、受領側は取引先ごとに異なる対応を一元管理することが難しく、データで受け取ったものも印刷して紙の注文書と合わせてファイリングするなど、アナログに管理されている現状があります。
また、業界によっては毎月1万枚を超える注文書を受領・保管管理するケースもあり（※2）、社内処理や管理に工数が割かれてしまっている状況が課題となっています。さらに注文書が適切に保管されていないことで、原本を参照したい時にすぐに見つけられないことや、紛失や漏えいといったリスクも存在しています。
Contract Oneは、混在する電子契約書や紙の契約書を正確にデータ化し、あらゆる契約書を一元管理することで、アナログな契約業務のDXを推進し、企業のリスク管理を後押ししています。今回、契約業務にまつわる課題をヒアリングするなかで、契約書の一部である注文書に関しても受領や保管・管理をデジタル化できず、紙やデータの注文書をFAXや郵送、メール添付などさまざまな方法で受領し、アナログに保管・管理している課題が明らかになりました。
Contract Oneおよび本機能の利用について
Contract Oneは、企業のリスク管理を進化させるクラウド契約業務サービスです。
スマート注文書管理機能の利用には、有償プランの申し込みが必要です。気になる方は以下よりお問い合わせください。
※1：注文書データはContract One上での閲覧となります。
※2：Sansan株式会社「注文書の課題に関する調査」（2022年4月実施）