当社は、オフィスのコーディネート・コンサル事業を手掛けています。仕事柄、多方面の方々と関わることが多いため、名刺交換の機会も多い仕事です。おそらくSansan導入前は名刺を5000枚ほど持っていたのではないでしょうか。今振り返ると「よくやっていたなぁ」という感じですが、当時はそれらを大きな名刺フォルダーで紙ベースで管理していました。
外出の多い仕事で、もちろんそれらのフォルダーを持ち歩くことは出来ませんでした。そのため、外出先で急にお客さまの情報が必要になったときは、連絡先を確認するために社に電話するしかなく、そのたびに「ちょっと名刺の入った引き出しを開けてみてよ」といった感じで問い合わせていました。
また、新規開拓のため展示会に積極的に出展しているのですが、名刺管理が属人的だったため、お客さまから問い合わせを受けたときに、展示会で興味を持ってくれた方かどうかわからないこともありました。その他にも異動などで名刺を引き継ぐのもかなりの労力で、申し送りのための書類を作成するだけで1～2週間、引き継いだほうもその書類から折衝履歴を探すのに1～2時間ほど必要だったと思います。毎回各担当者ごとにこのような作業工数が発生していたので、それが積み重なった時間は相当なものだったと思います。
実は弊社ではSansan導入前にも他社の名刺管理サービスを使っていました。
元々は社長がツールを率先して利用しており、業務の効率化のため社員にも推奨していました。しかし、当時は名刺データを管理する以上の機能があったわけではないので、スキャンするだけでその後はあまり活用されていないのが現状でした。
そのため現場では結局アナログな名刺管理が続いていたのですが、社内がフリーアドレス化されることになり、状況が変わりました。個人デスクがなくなるのに伴い、本格的に名刺をデータ化して管理する必要が出てきたのです。そこで、2～3社のツールが検討され、そのなかで最も多機能だったのがSansanでした。ただの名刺管理帳としてではなく、営業力強化にもつながるとの期待があり、2017年に導入しました。
快適なオフィスを提案する中で、ペーパレス化が必要という共通認識が私たちにはありました。その流れの中で紙＝名刺もペーパーレス化する必要があり、それにはSansanのようなツールが欠かせない、という観点から、現場サイドも導入に関して大きな抵抗はありませんでしたね。
導入が始まった後は、まずそれぞれが大量に持っていた名刺をSansanの専門部隊の方々が全て代わりにスキャンしてくれたので、こちらとしては何もせずにどんどん名刺がデータ化されていき非常に楽でした。
その後、新たに入手した名刺は各自がスキャンするフローにしたのですが、定着のためにスキャンした名刺はすぐに近くのセキュリティボックスへ廃棄する運用にしたんです。今思い返すとこの運用にしたことが良かったのかなと思います。今回、Sansanの方から聞いて逆にビックリしたのですが、こういう運用をしているケースは珍しいようですね。
当時、自然な流れで作った運用ルールでしたが、今回の取材を通して「こういう小さい部分が定着化に向けて重要な要素なんだな」ということを、逆に気づかせてもらった感じでした。
Sansan導入後に名刺が日々スキャンされるようになったことで、お客さまとの接点情報を漏れなく活用できるようになりました。営業担当者自身がその効果を現場で実感しているため、社内の文化として、営業担当は全員Sansanを見る習慣が根付いています。
また、名刺検索時には自分の名刺だけでなく、全体検索で接点情報もわかるように検索しています。それによって、社内の人脈を活用しやすくなりました。つながりは意外なところにあるもので、転勤した拠点で新たに担当したお客さまが、実は転勤前の拠点で隣の席に座っていた同僚が出張時に会っていたことも。 それこそSansanさんのCMの世界じゃないですが「早く言ってよ～」を防げるツールとして大活躍していますよ。
以前は社内を聞きまわったり日報情報をたどったりと、人脈を見つけるのに1～2時間ほどかかり大変骨が折れましたが、今ではSansanを使えば5～10分程度でわかります。そういう意味では生産性が最大24倍になったと言えるんじゃないでしょうか。それ以外にも、例えば私の接点情報を見た部下から「人脈を活用させてほしい」と声をかけられることもよくあります。部下が私の人脈を効果的に活用してくれるようになったことで、以前よりハイレイヤー層から商談を始められる機会が増え、営業効率が全体的に上がっていると感じています。
私自身が日々使用する中で意外に役立っているのがメモ機能です。実は、弊社の社長はお客さまとの雑談から得た情報を、Sansanのメモ欄に記録し全社にオープンにしているんです。社員は誰でもSansan上で自由に見ることができるので、社長の人脈を活用させてもらうときは事前にメモ情報を必ず確認しており、それがお客さまとの会話のきっかけになっています。そのため私も「部下の営業活動に役立てられれば」と考えてなるべくメモを残すようにしています。
その一方で、Sansanで築いた人脈をどう活用するかは営業担当にかかってきます。せっかく接点情報を見つけても、確認だけでとどめてしまっては、使えるはずの人脈も無いものと同じになってしまいますよね。Sansanで見つけたつながりから目線を広げて情報収集をして、それを元に行動を起こし、また有益な情報にたどり着く。これを繰り返すことでその人脈は営業活動に生かせるものになります。なので部下にも、「集められる情報は辛抱強く探せ」と言い聞かせています。
今や、Sansanに触れない日はなく、「ねぇ、○○さん会ったことある？連絡先教えてもらっていい？」「それ、Sansan見ればわかるよ」というやりとりが浸透しています。名刺情報はSansanで確認するのが当たり前になってきました。営業にとって情報は武器であり、有益な情報はいくらでもあったほうがいい。Sansanという武器が加わったことにより、今までとは違う次元の営業活動ができるようになってきていると実感しています。
ここに営業個人のスキルや経験を組み合わせることで、鬼に金棒。さらに弊社の営業の可能性が広がっていくと感じています。
広い範囲をマネジメントされ、営業同行やゴルフを通して多くの方と関わられていらっしゃる髙岡様。皆様が書き留められた名刺のメモを活かし、そして、髙岡様の明るいお人柄でお客さまと信頼関係を築かれていく姿が、取材を通して目に浮かびました。お客さまともう一歩、深い関係を築かれたいと考えている方々、まずはお会いした方についてのメモを書き留めてみることからはじめてみませんか。
カスタマーサクセス部 山下
