総合コンサルティングファームである当社は、税理士・社会保険労務士・公認会計士などさまざまな分野の専門家を有し、企業が抱える課題の解決と成長を支援しています。コンサルティングというサービス上、営業活動のみならず、講演会などでお客様と名刺を交換する機会が多いのですが、その大切な名刺が机の中に眠ってしまうという状況が続いていました。
企業の財産として顧客情報を集約し最新に保つため、獲得した名刺を担当部署へ提出してもらい、既に導入していたSFAツールへ一括入力する体制を取っていました。しかし、まじめに提出するコンサルタントは少数。社内での情報共有もままならない上に、データとして持ち運べる情報が少なく、訪問先で困ることも多々ありました。また、当時FAXで実施していたセミナーの集客も、顧客情報が集まらず送付先が少ない、工数がかかるなどの課題があり、社内のDX*推進が急務でした。
このような背景でコロナ禍に入るよりも前に、DX推進プロジェクトが発足しました。個人の名刺アプリ「Eight」を使っている経営幹部も多く、Sansan導入までに時間はかかりませんでしたね。名刺情報はデジタルマーケティングに活用できるため、導入費用を回収できると確信したことも決め手のひとつでした。
*デジタルトランスフォーメーション
トップダウンで進めたSansanの導入は、定着するまでに大きな苦労はありませんでした。ただ、一部デジタル化に対する抵抗感があるメンバーもいたので、顧客データの回収と活用サイクルを図にして説明を行い、理解を得ました。
当社では1人のお客様に対し、税理士や社会保険労務士、ITコンサルタントなど複数の部門の社員が携わるので情報共有が重要です。Sansanの運用が定着した後は、名刺を取り込むだけで「いつ、誰が会ったか」という履歴情報が残ります。これにより、初めてお客様とお会いする時であっても「いつも〇〇がお世話になっています」とあいさつができます。第一印象も良くなりますし、社内で情報共有できるので初対面のコミュニケーションがよりスムーズになりました。
さらに、ウェブマーケティングの強化に注力する上で、これまでに獲得した名刺を漏れなくウェビナーに集客する導線が組めたことも大きな価値となりました。コロナ禍においても集客を継続でき、助かりましたね。まさに、DXを進める上での基盤がSansanによって整ったと言えるでしょう。
顧客のデータは集約され、活用できる形となりました。しかし、名刺交換を行った「将来のお客様」に対するリスク対策が穴だらけ、という新たな課題に気づいたのです。
これまで新規の契約を行う際には、営業担当がインターネットや電子掲示板で社名を検索し、怪しければ上長に判断を委ね、管理者側のわれわれが外部団体に委託するという方法で反社チェックを行っていました。社員の自主性に任せていたため、管理側としては「しっかりとチェックしたのか不安」という気持ちもありましたし、都度確認する点では実働としてリソースの圧迫が大きかったのが本音です。この調査は契約直前に行っていたので、万が一契約できない事実が判明すればそれまでの営業活動がすべて無駄になってしまいます。契約を結んでしまっては大きなリスクとなりますが、「取引不可」と判定されるケースは少ないが故に、おろそかにしてしまう場面もあったのではないかと思っています。情報ソースが不確かで、チェック方法や判断基準が属人的、その上調査対象に漏れがある可能性を否定できず、今思えばリスクの高い運用法でした。
このチェックを漏れ無く、かつ統一した基準で実施するために導入したのが、「リスクチェック powered by LSEG/KYCC」でした。
Sansanのリスクチェックは、名刺をスキャンする、もしくはデジタル名刺を交換するだけで、リスクがある場合には自動的にアラートが出ます。周知のための研修を実施したこともあり、体制構築に時間もさほどかかりませんでした。操作も至ってシンプルなので、全社員がスムーズに使えている状況です。名刺を取り込んだ後の具体的なリスクチェックのフローは、社内では総務部長と総務担当者の2人で担当しています。取引リスクの可能性がある企業が検知され、Sansanからアラートが飛んできた場合に、問題がありそうならば経営会議メンバーに意見を聴取するという流れです。社員には「新しいシステムを入れているので、個別チェックは不要になりました」と知らせています。
これにより、一人ひとりが調査をする手間が減ったので、大幅な業務効率化につながっています。以前のフローを真面目に行えば1件30分程度かかり、年間の新規取引が数百件あるので、単純計算でも非常に多くの時間を要していたと思います。以前に比べるとかなりの工数削減になっていますね。
士業にとっては、信頼が最も重要です。例えば、反社組織と関わりがあるなどと万が一報道されてしまうと、企業としての信頼性を大きく損なってしまいます。事業の特性上、リスクは最低限に抑えこむべきという考えから、導入したメリットは「信頼」という面でも大きいですね。
Sansanのリスクチェック導入による管理職としての1番のメリットは、「本当に安心して取引できるお客様なのか」という不安感が拭い去られたことです。今までは外部団体に全案件を依頼していたわけではないので、気持ちの面で随分と楽になりました。
また、現場としても、Sansanに名刺を取り込むだけでチェックができるので、本来時間をかけるべき営業活動に集中できるようになった点で非常にメリットを感じています。
漏れなくチェックができるようになり、リスク有りと判断する基準も統一されたので、全社的なガバナンスの強化にも結びついたと感じています。
活用できる名刺データの集約。そして、そのデータを元に取引リスクをチェックする。一言で言うとSansanは、DXの推進に欠かせない「データの入り口」です。さまざまなシステムへの連携や、社内での情報共有、そして安心してどこでも営業活動できる環境づくりが、Sansanから始まっているイメージですね。今後も有効活用し、さらにDXを進めることで、いつでもどこでも働ける環境の構築を目指していきます。
また将来的には、お客様のDX推進を後押しするべく、自社で培った経験をもとにサービスを提供してきたいと思っています。そのためにも、まだまだ「攻めのDX」を実践していきます。
今回はSansanと、リスクチェック powered by LSEG/KYCCについて持木さんより語っていただきました。
普段からSansanとリスクチェックをご活用いただく中で感じているメリットについて具体的にお話しいただき、われわれとして非常に有り難い時間でした。
特に、「Sansanは入り口」ですね。とおっしゃっていただいた時の感動はいまだに忘れられません。
今後もウェブマーケティングの強化に向き合うTOMAコンサルタンツグループの皆様の縁の下の力持ちとして、Sansanとリスクチェックで正確かつ信頼性のあるデータベースの提供を行わせていただきたいと思います。
Sansan Unit 伊藤
