事前案内から開催後のフォローまで。
展示会におけるSansan活用

顧客との接点作りに欠かせない、展示会。
昨今はオフラインで会場に集まる形式だけでなく、オンライン展示会に出展する企業も増えつつあります。オフライン・オンラインなど開催の形式を問わず、展示会は膨大な名刺交換の機会です。顧客情報の結晶である名刺を正しくデータ化し、活用することで、展示会後の効率的な顧客アプローチにつながります。

本記事では、展示会で円滑に名刺を獲得しアプローチするための方法をお伝えします。事前準備から開催後のフォローまでをスムーズに行い、獲得した情報を有効活用しましょう。

開催前に、取引先や見込み顧客を招待

Sansanに入っている過去関わりのあった取引先や、アプローチしたい見込み顧客に出展をお知らせしましょう。
お知らせの方法として代表的なものは、メール配信とDM（紙のダイレクトメール）送付です。

メール配信

メールでのお知らせには以下のようなメリットがあります。

• 時間や場所を問わず送受信できる
• 一度に多くの顧客にアプローチできる
• 文書として残しておける

出展の案内メール文例を参考に文面を検討し、メール配信を使ってお知らせしましょう。

DM（紙のダイレクトメール）送付

メールと比較し、発送リスト作成から納品まで、より手間とコストがかかってしまうDM。ですがDMには以下のようなメリットがあります。

• 開封率・閲読率が高い
• 手元に紙のDMが直接届くことで印象に残りやすい

例えば自社で展示会を開催する場合など、一定コストをかけてでもより確実に周知させたいときに大きな効果を発揮します。
DM送付オプションを利用すれば、DMリスト作成から配送設定まで、送付に関わる一連の工程をSansan上でまるごと管理し効率化できます。

もちろん、これらのメールやDMは展示会の告知だけでなく、顧客に自社やサービスのことを思い出してもらい、やりとりを再開するきっかけとしても活用できます。

運用ルールの策定で、円滑に名刺を獲得

展示会後スムーズに顧客アプローチを始めるためには、タグを利用した名刺の整理と、正確な名刺スキャンを行うことがポイントです。
展示会の参加目的や目標に応じて、あらかじめ顧客へのヒアリング内容や名刺へのタグ付けルール、名刺のスキャン方法を決めておきましょう。
そのルールを、展示会の開催2、3日前には参加者全員に周知しておくことで、当日の円滑な運営と開催後の効率的な顧客アプローチにつながります。

顧客対応のルール

顧客対応時

自社ブースに来訪した顧客へのヒアリング内容を決めておきましょう。

顧客対応後

タグ付けをしやすくするため、以下のようなルールの検討をおすすめします。

• ヒアリング内容を受け取った名刺裏にメモする
• 確度やキーマンか否かもメモする

タグ付けのルール

獲得した名刺にタグ付けして整理することで、アプローチの優先度やグルーピングが明確になります。優先度の高い顧客の名刺から素早くデータ化を依頼することもできます。
顧客へのヒアリング内容に合わせて、どのようなタグをつけるかを事前に決めましょう。
タグ付けルールのポイントは、「細かく作りすぎない」、「Sansanで検索できるものは作らない」ことです。

例えば以下のようなイメージです。

▶︎タグの種類と使い方

名刺スキャンのルール

名刺は交換して終わりではなく、まずは漏れなくスキャンしてデータ化することが大事です。そのため、いつ誰がスキャンするのか、というルールも忘れずに検討しておきましょう。例えば以下のようなイメージです。

• 顧客対応の空き時間に、ブースに設置された Sansanスキャナで、獲得した名刺を取り込む
• 展示会開催翌日の朝一番に、顧客対応者が獲得名刺をまとめてスキャンする時間を設ける

オンライン展示会でも名刺獲得する方法

オンライン展示会では、主催者が提供しているWEBサイト上の名刺交換機能やチャット機能などで、来場者と交流できる場合があります。
通常の名刺交換の代わりに、それら機能とデジタル名刺を組み合わせて来場者とデジタル名刺交換を行いましょう。開催前に名刺送付用URLを発行しておき、展示会のチャット上で送付します。
▶︎デジタル名刺の活用メリットと使い方

チャットやWEBセミナーを通じた顧客との交流であっても、先述した「運用ルールの策定と周知」にあるような、顧客対応時・タグ付けのルールを忘れずに策定・周知しましょう。

開催後は、素早いアプローチで顧客をフォロー

展示会開催翌日〜1週間以内：お礼メールとアンケートの送信

展示会での来訪に対するお礼メールを送りましょう。
来場時から1日経過するごとに、顧客の記憶や温度感は変化していきます。興味関心が高いうちに素早くフォローすることが大切です。
▶︎来場お礼メール文例

また、文面はお礼だけではなく、今後のアポイントメント獲得に繋げるため、商品への興味度や営業からの案内希望有無を尋ねるアンケートを送付することもおすすめ。
ここで役立つのが、Sansanのアンケートオプションです。
回答結果は申込情報と紐づいて収集されるため、満足度の「高い・低い」だけではなく、どの会社の誰が、どの商品に興味を持ったかまで確認できます。フォローの優先順位を瞬時に判断し、商談化率の向上を期待できます。

おすすめTips

名刺情報をCSVファイルでエクスポートし、アプローチリストとして利用する場合、下記のように関数を入れると、該当の名刺詳細画面への個別URLを作成できます。

=”https://ap.sansan.com/v/cards/”&名刺IDのセル&”/?accessType=direct”

お礼メールの作成、または電話での連絡の際、名刺詳細の確認にお役立てください。
>>名刺データをダウンロード (エクスポート) する

展示会開催から1～2カ月後：アポ打診メール送信

以下のような顧客に対しては、アポ再打診のメールを送りましょう。

• 展示会で確度の高い会話ができたが、お礼メールに反応がなく、展示会後に接客できていない
• お礼メールをきっかけにやりとりはできたが、具体的な商談にまで至っていない

展示会直後の顧客はさまざまな企業から連絡を受けており、全てに目を通せていない可能性があります。展示会開催から少し経ってから再度連絡をすることで、自社への関心を取り戻しましょう。

展示会の出会いをもれなく蓄積・活用

展示会では膨大な名刺交換が期待できます。Sansanの機能を活用しながら円滑に名刺を収集・整理し、正しく使える顧客データを蓄積していきましょう。
また、展示会の開催前後には見込み顧客に対してのアプローチもお忘れなく。名刺データを集めるだけでなく、蓄積と活用までをセットで考えることで、展示会での出会いを新たなビジネスチャンスにつなげましょう。