商談成果を最大化する議事録作成のポイント

営業活動において、商談の詳細な記録を残すことは重要です。特に議事録は、商談の経緯を確認したり、次の行動を検討する上で欠かせません。
本記事では、商談後の質の高い議事録作成のポイントや、おすすめの活用法をご紹介します。

商談の議事録とは

商談の議事録とは、顧客との重要な会話の内容や合意事項、次の行動計画などを記録したものです。営業マネジャーは部下の商談状況を把握するため、営業メンバーは自身の振り返りと次のアクションの立案のために、議事録を活用します。

適切な議事録を書くことで、以下のようなメリットが期待できます。

• 商談の内容を正確に記録でき、後からでも状況を確認できる
• マネジャーや他のメンバーと情報を共有しやすくなる
• 商談の成否を分析しやすく、次のアクションにつなげられる
• 重要な合意事項や約束事項を見落とすリスクが低くなる

質の高い議事録を作成するポイント

効率的に質の高い議事録を作成するには、以下のポイントを意識することが大切です。

1. 商談中からメモを取る習慣をつける

   商談中、キーワードや合意事項、質問事項などをメモしていけば、後から詳細を書き起こす手間が省けます。メモを取る癖をつけることが何より大切です。商談中に記入できなかった場合は、商談後すぐに記憶している内容だけでもメモしておくようにしましょう。

2. 5W1Hを意識する

   Who（誰）、What（何）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）の「5W1H」については、もれなく記載しましょう。これらの情報があれば、商談の背景がよりわかりやすくなります。

3. 感情や雰囲気なども記録する

   商談は人と人との会話です。相手の反応の様子や、自分自身が感じた雰囲気なども記録に残しておくと、後からその状況を振り返りやすくなります。

4. 結論とネクストアクションを明確にする

   商談の結果や合意した次の行動についてはしっかりと記載する必要があります。曖昧だと、次の対応に遅れが生じかねません

議事録をコンタクトで残すメリット

議事録を書く際は、Sansanのコンタクトの利用が特におすすめです。以下に4つのメリットを紹介します。

1. 手間のかからない正確な入力

   商談参加者の情報は、名刺を選ぶだけで自動的に記録されます。手動入力の手間がなく、入力ミスの心配もありません。

2. いつでも気軽にメモを記入

   コンタクト機能はスマートフォンでも使えるため、商談後の移動中にもメモを取ることができます。記憶が新しいうちにメモを残せるので、重要な情報の抜け漏れ防止に役立ちます。また、後から商談内容を記録する手間が省けます。

3. 過去の活動履歴を手軽に確認

   コンタクトは、企業や人物にひも付けて記録されます。過去の商談内容を参照することで、次の戦略立案や情報共有に役立てられます。

4. 組織内で優れた営業ノウハウを共有

   優秀な営業パーソンの提案内容や対応をコンタクトで共有できます。良いノウハウを参考にできるため、組織全体で営業スキルが向上していくでしょう。

その他にも、議事録作成に役立つ方法を2点ご紹介します。

1. コンタクトのメモテンプレートを設定する

   
   

   コンタクト登録時に記載するメモ欄の内容をあらかじめ作成し、テンプレートとして保存しておくと便利です。登録時にテンプレートを選択すると、自動で本文にテンプレートが入力され、記入の手間を軽減できます。
   下記よりテンプレートのサンプルを参照ください。
   >> 資料のダウンロードはこちら（10ページ目）

2. Sansan Labs 議事録メーカーを使用する

   
   

   会議のメモや文字起こしテキストを入力すると、AIがテンプレートに沿った議事録を自動生成します。あらかじめ議事録メーカー内に希望の形式でテンプレートを作成・登録しておけば、コンタクト作成を効率化し、会議後すぐに議事録を展開することができます。
   >> 議事録メーカーはこちら

営業活動において議事録作成は欠かせません。コンタクトやAIツールを最大限に活用し、作成の効率をを高めていきましょう。

議事録の活用方法

議事録を作成したら、次はその記録を以下のように使ってみましょう。

• 上司や同僚に共有してアドバイスを受ける
• 自身の振り返りと改善点の洗い出しに使う
• 次の商談やアクションの検討に生かす
• 問題点を報告したり対策を講じたりする際の根拠資料にする

おすすめTips

現場メンバーの方

書いた議事録を上司や同僚にメッセージで送信するとスムーズです。Sansan上の人物情報にひも付けて送れるため、文脈の共有がしやすくなります。

上司の方

同僚フォローを使えば、メンバーのコンタクトが更新されると通知が届くので、重要な商談の議事録を見落とすリスクが低くなります。また、メンバーのコンタクトを見て気になる点があればコメントですぐに確認・情報共有ができ、便利です。

議事録が営業活動を加速する

議事録の作成は手間に感じるかもしれませんが、ポイントを押さえることで素早く質の高い記録を残すことができます。それだけでなく、自身の業務改善や次の戦略立案、さらには組織全体の営業力強化にも役立ちます。質の高い議事録を書くことで、より良い営業活動につなげていきましょう。