秘訣はタグの掛け合わせ。
スムーズな情報共有の全て
スムーズな情報共有の全て
サービス業
当社はシステムインテグレーターとして、各種ソフトウェアの設計、開発を30年以上にわたり行ってきました。長年にわたる経験、実績を活かし、ITシステムの要件定義から設計、開発および運用保守まで、幅広い業務でお客様のニーズにあったベストソリューションを提供し、お客様の業務課題の解決をお手伝いしています。ソリューションを提供するにあたり、パートナー会社様に支援いただくことがあります。多岐にわたるお客様のニーズにお応えする上で、パートナー会社様は、文字通り当社のパートナーであり、当社のソリューションビジネスにご支援をいただく重要な存在です。
パートナー会社様には、当社と共にお客様の課題解決に向け、設計業務や開発業務など、さまざまな業務でご支援をいただいております。良好な関係を構築し、長期的にご支援をいただく上で、実際の業務はもちろんですが、先々どのような業種のお客様からのご要望があるか、またどのようなニーズがあるかなど見通しを共有することが必要となってきます。
そういったパートナー会社様との情報共有や、具体的なパートナーシップの構築、またご支援をいただく上での契約内容の調整など、幅広い役割を担っているのが、私が所属するビジネスパートナー推進部です。お客様のプロジェクトと当社の営業・開発部門、そしてパートナー会社様をつなぐ架け橋のような部署なのですが、メンバーは3名。昨今では、業務改善に伴うシステム化をはじめ、IT化の需要の高い状態が続いていることも影響し、日々発生するプロジェクトに対し、現在ご支援を頂いている120社のパートナー会社様と情報共有を密に行っていくことは難しい状況にあります。
もともと、パートナー会社様の管理は各担当者がExcelで行っていました。事業・得意分野など、簡単な情報を入れるだけだったのですが、情報のメンテナンスは非常に大変でした。
また、電話によるコミュニケーションの他、各パートナー会社様に対し、メールによる情報共有も行っていました。Excelで管理していたパートナー会社様情報をもとにメールを送付する運用だったのですが、誤りがないように細心の注意を払う必要がありました。これまでミスが起きたことはありませんでしたが、大きな手間とリスクを伴う運用でした。また、多数のパートナー会社様とやりとりを行うため量も多く、内容も充実してなかったと思います。管理に手間がかかり、また、情報共有も十分でなかったExcelの運用についても「もっといい方法はないか」とずっと考えていました。
そんな時、Sansanが導入されたことで、パートナー会社様に関して、過去の取引や接点があったかどうかを確認することができるようになりました。そして、ふと、「名刺と同じように、タグを使った検索でパートナー会社様の傾向が分かる仕組みを作れないか」という考えが浮かんできたんです。
お客様へ最適なソリューションを提供するにあたっては、パートナー会社様との協業が何よりも大切です。パートナー会社様にはそれぞれ得意分野があります。お客様に提案するソリューションの分野に強みを持つパートナー会社様にご支援をいただければ、他社に先行したソリューション提案が可能になるかもしれません。
メンバーとの話し合いの結果、「それじゃあ、やってみよう」ということで、タグ付けが始まりました。タグは銀行・証券・生保をはじめとする金融系の他、通信、電力などの業種、Web系やインフラ系、ERPなどの得意事業や得意とする作業工程、受注規模に応じて15種類ほど作成しました。作業は3人の部員で手分けして行いました。手間のかかる作業ではありましたが、「やりきればきっと便利になるはず」という共通イメージを持って乗り越えました。結果はイメージどおり。タグを検索するだけで、提供するソリューションに強みをもつパートナー会社様の候補を簡単に絞ることができるようになりました。
タグによるパートナー会社様のカテゴライズを進める中で、当社受注プロジェクトの見通しの共有にも活用できるのではという考えが浮かびました。タグ管理を始める前は、各パートナー会社様の特徴をExcelで大まかな区別はしていたものの、細部まで運用の徹底がしきれていなかったこともあり、パートナー会社様への情報提供の精度は低かったように思います。そのため、パートナー会社様の中には「情報提供してもらったものの、この分野は対応できない」と思われることもあったことでしょう。
一方、タグを活用したSansanのサービスによる情報管理により、事業領域が合致するパートナー会社様だけに絞って情報提供ができます。また、Sansanに登録されているパートナー会社様情報に基づき、より正確に誤り無く情報共有ができるようになりました。Sansanの機能を活用することで、今までの手間が大幅に軽減されました。実際にテストを行った際、驚くほど簡単に、また、セキュリティ面でも安全に使用できたことが確認できました。
Sansanを活用しはじめたことで、何よりもまず、パートナー会社様とスムーズに情報共有ができるようになり、双方向のコミュニケーションがはかれるようになりました。これにより、パートナー会社様との一層の信頼関係の深耕に繋がりました。また、しばらく途絶えていたパートナー会社様とも、あらためて情報交換の機会につなげることもでき、一定の成果が得られたと思います。良かった点は、タイムリーに、情報共有したい相手に共有したい内容を小回りよく共有できること。これにより、Sansanはパートナー会社様とのコミュニケーションの一部としてより身近な存在になりました。運用負荷やリスクの軽減だけではない大きなメリットだと感じています。だからこそ、今後は工夫を重ね、関係性を深められる運用を考えていきたいですね。
タグは、名刺をカテゴライズすることによって付加価値を生み出し、Sansan活用の幅を広げてくれる優れもの。しかし「どうやって活用したらよいかわからない」と言うユーザ様の声をよく聞きます。そんな方にぜひ読んでいただきたいのが本記事です。活用のきっかけや、分類の具体例、運用方法までとても丁寧に語っていただいており、皆様のお手本になること間違いなし。写真や文章からにじみ出る、日下部さんの誠実なお人柄も必見です。
カスタマーサクセス部 安野
