案件管理機能の活用で社内コミュニケーション活性化。部門間の情報共有が大きな成果をもたらす

スピードと精度が必要な情報を、Excelで管理

プロジェクトとパートナー会社様との橋渡しを担う部署

私たちビジネスパートナー推進部は、お客様へITシステムの設計や開発におけるソリューションを提供するために、プロジェクトとパートナー会社様との橋渡しの役割を担っています。お客様に提供するソリューションの受注見通しや、プロジェクトの見通しを開発部門・営業部門より受け、ご支援をいただくパートナー会社様と情報を共有し、具体的な支援内容についての調整を行っています。プロジェクトは多数あり、パートナー会社様とプロジェクト毎の情報を正確に共有できるかが重要なのですが、かつて私たちの情報管理や共有の方法には、課題がありました。

Excelによる受注見込の管理は、もう限界

プロジェクトの見通しや受注見込などの情報はExcelで管理を行っていました。受注見込みを月ごとに分け、ビジネスパートナー推進部の担当者間で共有していました。営業・開発部門から共有される受注見込をExcelに打ち込み、取りまとめるという作業によりビジネスパートナー推進部の担当者間で共有をしていたのですが、これに1日1時間以上の時間がかかっていたのです。入力内容はプロジェクトの期間や受注内容など複数項目にわたる内容だったのですが、共有される情報には濃淡があり、一覧にすると情報の不透明さや曖昧さも露呈していました。内容の変更も多く、その度にExcelに赤字で記入し、ステータス変更を行いましたが変更漏れや見落としなどが起こることもしばしばありました。

このような状態でも、週に何十件もの受注見込を追いかけなくてはなりません。嬉しい悲鳴ではあるものの、取りまとめなければならない受注見込情報はますます増加傾向にあり、このままの運用で早晩破綻するのは間違いないと感じていました。

各部署の作業量に配慮し、導入しやすい方法を採用

丁寧な説明で社内の理解を得て案件管理機能導入

Sansanのサービスは名刺の管理で既に導入されていました。案件管理機能も活用できればと考えていましたが、当初は予算の問題もあり利用はできず…。しかしExcelによる受注見込管理は限界でしたので、コストがかかっても導入の必要があることを訴え続けた結果、経営層の理解を得ることができ、導入が決まりました。

こうして導入は決まったものの、受注見込情報の管理方法を切り替えることは簡単ではありませんでした。それまでは受注見込情報の共有方法はまちまちであったため、案件管理機能を利用するためには入力ルールを整える必要があったのです。入力ルールの統一化や、共有フローの手順化により、一見すると仕事が増える印象があったのだと思います。営業・開発部門からは従前の方法を希望する意見もありました。

そこで、Sansanのサービスによる統一化された情報共有方法の導入により、情報共有スピードが速まり、部門間の連携が高まること。それが、パートナー会社様からの的確な支援に繋がり、すべての部門に利益があるということを説明しながら説得を進めていきました。その結果、苦労の甲斐あって、全部門のメンバーには、導入によるメリットや成功イメージを共有してもらい、納得を得ることができました。

入力者に負担のない受注見込み情報の入力方法で、導入は順調に進む

営業・開発部門の理解と協力もあり、導入後の運用は順調に進みました。これは、営業・開発部門にも意見を聞いて、それぞれにメリットが感じられる運用方法となるように受注見込情報の入力についての設計を進めたことがポイントでした。

入力画面の設計で工夫したことは、直感的に操作ができるということです。項目を埋めれば必要な情報が揃うためにExcel時代のような情報の濃淡が出ず、受注見込情報に必要な項目の共有漏れがなくなりました。入力後の一覧画面も、あえてExcelの見た目とほぼ同じにすることで、違和感なく利用できるようにしました。

Sansanの案件管理機能に受注見込を登録した際やステータスの変更時にはメールで通知される仕組みを取り入れ、検索も簡単になったので、リアルタイムで情報の共有化が可能になりました。情報の鮮度は飛躍的に向上したと思います。さらに、集計機能を用いることで、お客様別・部門別での統計等が取りやすくなりました。情報をExcelに加工する必要がないので、案件管理機能の一覧はそのまま会議でも使えるようになりました。今回の取り組みによって、営業・開発部門の負担は少し増えましたが、それ以上のメリットは生み出せていると実感しています。

パートナー会社様からの支援も増え、確かな成果を生み出した

部門間連携が進み、予期しなかった効果も生み出す

案件管理機能の活用だけによる効果ではありませんが、Excelで管理をしていた時と比較して、支援数は117％と確かな効果を生み出しています。共有スピードと情報精度が向上したことが大きな要因と考えています。

加えて、受注見込情報を共有するためのプラットフォームができたことで、部門間の日常コミュニケーションが格段に活発化していることに気づかされました。お互いの部門では、業務や役割が異なりますが、お客様のプロジェクト成功のために協力して動いているという実感が持てることが良い影響をもたらしていると感じます。

さらに、大きな成果があります。それは、Sansanの案件管理機能を導入したことにより、今までExcelの更新作業にかけていた時間をパートナー会社様へのアプローチ活動に当てられるようになったことです。変化の大きな時代、お客様のニーズはより多様化しています。今に満足することなく、こうした新たな取り組みに積極的にチャレンジすることは差別化を図る上で重要になってきています。今後も時代の流れをいち早くキャッチし、お客様に一番に選ばれる存在になりたいですね。

編集後記

Excelから案件管理の活用転換を実現され、確かな効果を導き出した大岡さん。背景には、丁寧なコミュニケーションにより、社内理解を得るための下準備が行われていました。ツールの活用で成果を出すためには、関係するメンバーの立場を理解し、同じ方向を向いて協業できる体制づくりが不可欠です。これからSansanを活用するみなさんも、メンバーの納得が得られているかを立ち止まって考えてみてはいかがでしょうか。

　カスタマーサクセス部安野

※ページ上の各種情報は2018年10月時点のものです。