私は営業企画として、営業メンバーの受注増や生産性向上につながる施策の企画を行っています。元々営業としてお客様と接していたのですが、3年程前から異動しました。そして最初に手を付けたのがお客様への情報発信のフロー改善でした。営業メンバーは、IT企業のお客様を中心にプロジェクトや人材情報のご案内をします。もちろんお客様とじっくり話し合って商談を進める案件もありますが、スピードが求められる案件も少なくないため、そういった場合にはメール配信を活用しています。案件につなげるためには、チャンスロスを防ぐため、タイムリーに一定数の配信が必要です。現在は、1日2配信のペースで行っています。

もともとは営業担当が自分の顧客に対してBCCで行っていました。アドレスなどの情報も、名刺をもとに営業個人がエクセルで管理していました。

しかし、この運用では配信先が営業個人のパイに限定されてしまい、チャンスを十分には生かしきれていませんでした。また、属人的な管理だったため、メールの体裁や情報の質もさまざまでした。

ヒューマンエラーによる誤送信のリスクが大きかったのも課題の1つでした。BCCに入れるべきアドレスを誤ってCCに入れてしまえば、セキュリティ上大きな問題になります。営業のなかには、それを恐れてメール配信の頻度を抑えている人もいました。
その一方で、名刺管理が追いついていないのも問題でした。せっかくの情報がすべてのお客様に確実に届けられない、ジレンマがありましたね。

Sansanによる全体配信になったことで、開発事業だけでなく、教育事業のお客様にも情報を提供できるようになりました。母数は1回の配信で約100通程度だったのが、約1,000通にまで増えました。

母数が増えた分、レスは確実に増えています。実感値としては、300社配信が増えるごとに、1件増えるイメージです。 しかも、レスがある案件は受注の確度も高いので、改めて配信には大きな意味があると感じています。

また、全体配信のメールの文章は営業企画で標準化し、できるだけお客様にわかりやすく、整理された情報を届けられるように務めています。それが少しでもレスポンスに影響を与えていれば、と期待しています。

営業企画として営業全体の活用に視野を拡げ考えるようになった私は、新入社員向けのマニュアルに記載のあった営業フローにSansanの作業を入れ込みました。具体的に、どのタイミングで名刺をスキャンし、タグ付けをするか、といったことまで細かく指示しています。挿絵を多用し、5W1Hを組み込んだ表現で感覚的に刷り込めるように工夫も凝らしました。

既存のメンバーに対しては、短期的な成果に結びつくメール配信だけでなく、長期で営業数字を伸ばす基盤を作るために案件情報やコンタクトの入力を促そうとあの手この手で施策を講じています。直近では、コンタクトの入力率を営業ごとに一覧で「見える化」。これを受けてマネージャークラスがメンバーに強くプッシュし、翌月は大幅に改善されました。これで大丈夫かと思ったのですが、その次の月にはパーセンテージが再び低下。これは根気強く提示し続けるしかないと思っています。

このほか、社内のコミュニケーションツールのなかに「シェインくん」というオリジナルマスコットが存在するのですが、社員に「シェインくん」ファンが多いので、彼にときどき「コンタクトを入力してね」とbotで語ってもらっています。

営業が入力する案件情報やコンタクトは、本部で顧客データベースに突き合わせ、営業戦略にも活用されています。営業の持つ情報はそれほど重要なんです。ただ、意味があるということを認識できないとなかなかやる気が出ないことは、自身の経験からよくわかります。だからこそ、商談をコンタクトに入力し業務フローを終えるところまでが 営業の成果物という意識を持ってもらえるよう、今後も企画を練っていきたいと思っています。