JT（日本たばこ産業）のPR部門は、メディアや広告代理店と良好な関係を築くため、リレーションマネジメントに重点をおいています。そのため「人脈を大事にする」という文化が根づいており、接する方のたばこの好みやよく利用される飲食店など、パーソナルな嗜好（しこう）まで細かく気を配っています。

これらはSansan導入前は、それぞれの社員が「個人知」として持っていたものでした。そのため、初めてのお客さまに会う場合、自分の知る範囲で接点のある社員を探し、情報を収集する必要があったんです。これには結構な手間がかかるので接点がわからないままお会いすることも少なからずありました。「個人知」を見える化して共有すれば、もっと業務を効率化できるのではないか、という思いは常日頃から抱いていましたね。

そのような中、2015年ごろから、関係者との接点を社内で共有しようという動きが具体的になってきました。2016年にはCRMのシステムを導入し、名刺情報をもとに各人にそれぞれの接点や、やりとりの情報を登録してもらうことになったのです。名刺情報の取り込みにはSansanを利用し、デジタル化された名刺情報をCRMに転送するという連携を試みました。

これで情報が集約されるかと思ったのですが、社員それぞれがお会いした人の名刺をスキャンするため、同一人物で複数のレコードができてしまう問題が発生してしまいました。そこで、手作業で情報を集約してマスターレコードを作成することに。どれがマスターかわかるように特別な記号をつけるなど、アナログ対応で補おうというアイデアです。これには非常に労力がかかりましたね。しかも名刺情報はどんどん増えますから、定期的にデータのクリーニングが必要で、終わりのない作業のように思えました。

当社は、部門ごとにどのようなシステムを利用するかを決めています。Sansanを導入している部署はほかにもありましたが、活用度合いもさまざまで、それらを共有する意識もなかったため、ACL*がかけられていたんです。
* Sansanにおいて、部署間のアクセス権限を設定できる仕組み。名刺の項目単位で変更することができる

そのような中、組織間の名刺情報を共有し、人脈を見える化していこうというプロジェクトが発足されました。これは、JTグループWAYとして掲げている、「多様な力の結集」の実現に向けた取り組みの一環です。各部門からプロジェクトメンバーが選出され、運用方法などの議論を重ねた結果、PR部門と渉外部門間のACLが開放されることになりました。

私はちょうどそのころ、PR部門から渉外部門に異動となりました。渉外部門はメディアや広告代理店のほか、著名人や芸能人などを始めとして、各界のオピニオンリーダーとリレーションをとっています。

PR部門と接点のある方も多く、情報共有できるようになったことに大きなメリットを感じています。というのも、みなさん当社のVIPとなるため、以前お会いしたとき、どのような場所をセッティングしたのか、 というような情報が非常に参考になるからです。特に、VIPとの人脈の多い部長クラスには、コンタクト機能の積極活用を促しています。

Sansanによって、社内でクロスオーバーしている接点が見え、コンタクト機能によってどのように接しているのかという、人脈の質感までがわかるようになってきました。これらが何年にもわたって積み重なることで、世代を超えた“縁”に発展するのではないかと期待しています。

例えば、一緒に仕事に取り組んだ方がキャリアアップされて、より発言力を持たれるようになるかもしれません。そして、次の世代の社員が「昔、○○とお仕事させていただいた際は、ありがとうございました」と信頼をつないでいけば、より高いレイヤーで途切れることなく関わりを継続できるはずです。

一人ひとりの出会いが全社のつながりとなり、脈々と受け継がれる。これは、Sansanよるイノベーションといえるでしょう。将来、そのような世界観を実現することが理想ですね。