弊社は『食』を探求する会社で、厳選した食品香料、食品添加物、食品素材、乳酸菌等を様々な用途向けに提供しています。現在はシステム導入をはじめとしたアシスタント業務をしておりますが、前勤務先では200～300名ほどで利用するシステムの開発、改修を担当しておりました。当時は業務基幹システムの自社開発や大規模な改修を担当した際は、社員数が多かったので一社員と個々にやり取りすることはあまりなく、ひたすらマネージャー層を説得する立場だったためよく社内を駆け回っていましたね。システム導入は苦労が多かったのですが、規模やシステムの種類に関わらず「導入するからには使いきる！」という精神で臨んでいました。

どのシステムにも開発者の意図がありますよね。その意図を汲み取らず利用するのは非常にもったいないと思っており、導入するシステムはどう使いきるかを考え抜くようにしています。今回システム導入が決まった際にも「活用しないと意味がない」と導入に関わったメンバーと話し合いました。基本機能を使うのはもちろん、ユーザが使うべき機能を使いこなす状態まで持っていくことが、私の役割だと考えております。もちろん部署ごとに目的も様々なので、まずは私がシステムを理解した後、各部署の普段の動きをヒアリングし、ユーザにとって最適な活用方法を考えることに注力しようと決めました。

Sansanは導入が決定してから担当を任されたため、スキャナーが届くまでにユーザに説明しなくてはと慌てて営業会議で時間をとりました。本来であれば協力的に動いてくれるよう導入前からユーザを巻き込み、目的をきちんと納得してもらった上でスケジュールを組みたかったのですが、悩んでいる時間もなかったですね。前勤務先よりも規模が小さくひとりひとりの声がダイレクトに届くため、反対するユーザの説得は一筋縄ではいかないなと覚悟していました。

Sansanの推進そのものは私一人でやれていたわけではありません。運用ルール設計についても「まずはユーザが使い慣れることを優先してほしい」と依頼されていたのと、始めから窮屈なルールがあるとユーザが使わなくなる懸念もありましたので、推進派ユーザに使ってもらいながらルール化していくことにしました。ポジティブな声がユーザに届くことが一番効果的なのではと考えた結果でした。思うように進まなくても焦らずユーザのタイミングを優先し、積極的に推進することもあれば一旦身を引いて行動してくれるのを待つこともありました。見守っている内に推進派ユーザが率先してポジティブな声をあげてくれて、自然に広がっていったのです。

土台ができ、次は機能活用でした。コンタクト機能もいきなりユーザに使わせることはしませんでしたが、推進派ユーザが会議の場で機能をうまく使って報告しているのを見たユーザが真似をし始め、徐々に広がっていきました。また、案件管理機能についてはセミナーに参加した後テストデータで検証し、積極的に使うチームとフォーマットを調整した上で運用開始まで持っていきました。私も全ての業務を網羅しているわけではないので、フォーマット作成時は現場の運用をすぐにヒアリングしに行き、できるだけ反映させながら設計しました。

慣れていないものを使うときにユーザが拒否反応を示すのは当たり前ですし、私自身同じ気持ちにもなります。でも「できない」のではなく「やらず嫌い」だと思っているので、諦めずに考え続けるようにしています。今回の導入でいえば初期名刺取込みと機能活用の最初の一歩に苦労したのですが、そこに向き合うことが私の責任だと考え取り組んできました。

これまで様々なシステム導入を経験させてもらいましたが、常にゴールを設定し、最後まで走りぬいてゴールテープを切ることが重要だと思っています。反対しているユーザに理解してもらう方法に忍耐強く、しつこく向き合うことでこちらを向いてくれる瞬間が必ずきますので、今後もその瞬間を目指して取り組むつもりです。Sansanは営業プロジェクトだけでなくクレームや機器管理も包括できるようにしていきたいので、引き続き幅を広げていきたいと思います。