sansan
#55
社名
株式会社日本ユニスト
事業内容
ホテル開発・各種不動産開発
資本金
5,000万円
設立
2011年5月2日
業種
従業員規模
全社で取り組むDXによる、
生産性向上の一環で
コロナ禍、経理業務拠点の移動で、
テレワーク導入が急務に

石塚さん:当社は、不動産の企画販売やコンサルティングを手掛けています。古い業界のため、業務はすべて紙ベースでした。請求書を承認するワークフローも「紙ありき」。それらは、すべて大阪の本社で一括処理していました。

亀島さん:その後、社内のDX(デジタルトランスフォーメーション)推進が2019年末から始まりました。そのグランドデザインのなかに、請求書関連業務のオンライン化が含まれていたのです。現場の課題解決と同時に、改正電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も見据えてのことです。ただ、すぐに動き出す予定ではありませんでした。

ところがその後、コロナ禍による緊急事態宣言が発令。当社も全社的にリモートワークに移行したのですが、経理担当者は請求関連業務のため、出社しなければなりませんでした。そのような中、当時の経理担当者が東京に転勤することに。これに伴い、経理業務の拠点を大阪本社に固定できなくなりました。待ったなしの状況となり、これまでのワークフローを一気にオンライン化することになったのです。

石塚さん:クラウドで請求書を管理できるサービスをネットで調べるなかで、Bill Oneを見つけました。名刺管理サービスのSansanはすでに社内で利用が始まっていたので、「こんなサービスもあるんだ」と驚きましたね。
一方で、当社が使っている会計システムにも、クラウドで請求書を管理するサービスがありました。そちらのほうがシームレスに会計システムとつながるメリットがあったのですが、双方のデモ画面を比較した上で、現場から「Bill Oneの方が使いやすい」という声が上がり導入が決まりました。

「紙」がなくなることへの懸念も、少なからずあった

石塚さん:正直なところ、不安な要素もありました。Bill Oneでは請求書を当社ではなく、「Bill Oneセンター」という請求書の代理受領センターに送っていただき、そこでスキャンしてデータ化します。つまり、私たちが請求書の原本を手にすることはありません。これまでずっと紙に依存してきたので、それがなくなることに対して「本当に大丈夫だろうか」と少なからず思いました。
また、前職で同じようなサービスを利用した際、残念ながら精度が低く、データ修正に多くの工数をとられていました。今回も同じようなことが起こるのではないか、と懸念しました。

亀島さん:オフィスの備品を発注している企業も、請求書をすべてBill Oneセンターに送ってもらうことになりました。しかし最初は混乱があって、請求書がBill Oneセンターではなく、大阪本社に送られたり、両方に重複して送られたりと、対応が必要でしたね。

Bill One×Sansanがもたらした、
業務の質の向上と自由な働き方
不安が解消。属人的だった請求書業務の、
一元管理・Wチェックが可能に

石塚さん:使用しているうちに、Bill Oneの使い勝手のよさが不安を解消していきました。まず、請求書をデータ化する精度については、修正が必要なことはめったにありません。また、Bill Oneセンターに届いてからデータ化まで、大きなタイムラグを感じることもなく、通知やリマインド機能で漏れなく確認できるのも便利でした。徐々に、Bill Oneへの信頼度が高まりましたね。

亀島さん:備品関連で発注している企業様も、最初こそ戸惑われたもののすぐに慣れてくださいました。すでにお取引先のなかには請求書のデータ化が進んでいるところもあったため、「スムーズに取引できるようになった」と喜ばれましたね。
現在は、Bill One導入による多くのメリットを感じています。例えば、請求書がデータベース化されているので、検索をすれば過去の請求書もすぐに見つけられます。以前は、ファイリングされた紙の請求書を引っ張り出して探さなければならなかったので、その労力がかからなくなった分、他の業務に割ける時間や余裕が増えています。

石塚さん:請求書を共有できるようになり、他の社員と迅速にWチェックができるようになったことも大きなメリットですね。社内での処理が終わると請求書一覧にスタンプをつけるのですが、社員同士、スタンプがないと気づいたら、担当社員に確認するといったことも自然に行われています。実際に対応漏れを防げたこともありました。

Sansan活用との相乗効果で、
出社とリモートワーク使い分けが可能に

亀島さん:加えて、Sansanを活用することで、リモートワークでも不便を感じることはありません。正直、コロナ禍になる前はあまりSansanを利用する機会はありませんでした。現在はオンライン名刺を交換し、直接お会いできない取引先の名刺情報を残しています。これにより、クラウド上で連絡先を確認できるようになり、会社に居なくてもコミュニケーションがスムーズに取れるのです。

石塚さん:社内の担当者へ問い合わせなければいけない際にも、Sansanの顧客情報を参照してやり取りできるので、コミュニケーションの齟齬が減りました。また、事業の方向性のキャッチアップという観点でも役立っています。例えば今、どんな顧客と取引が多いのか、新規でコミュニケーションを取っているのか。その情報はSansanに入っているので、リモートワークでも会社の状況がわかります。バックオフィスの業務でも、その情報を把握しているのとしていないのでは、視野やできることが変わってくると思っています。

亀島さん:正直なところ、Bill OneやSansanを使うようになるまでは、バックオフィス業務がオンラインでできるイメージはありませんでした。現在は必要に応じて臨機応変に、出社とリモートワークを使い分けることができます。遅れや漏れが許されない請求書業務と、コミュニケーションがスムーズになったことによる業務効率化で、その日の突発的なタスクにも対応できるようになりました。今となってはこの働き方が、当たり前になっていますね。

業界のDX推進は黎明期。
さらなる変化への期待
手元に「紙」がない、それが今では安心に

亀島さん:社内のDX推進は着々と進められています。最近では、新たに「Sansan名刺メーカー」を導入しました。こちらはオンライン名刺のデータを使って紙の名刺も発注できるサービスです。これまで、名刺は印刷会社にお願いしていましたが、たった一文字変更する場合でも、依頼から納品まで、何度かやり取りが必要でした。今はデータをオンライン上でこちらが直接修正し、印刷発注をしています。今後もさまざまな業務がオンラインで完結するようになり、それによってコストパフォーマンスが上がっていくのではないかと考えています。バックオフィス業務も、ヒューマンリソース管理などを含め、すべてオンライン化する準備を進めています。今後の変化が楽しみですね。

石塚さん:不動産業界は紙ベースの契約書が多いため、DXはまだまだ始まったばかりです。最初の頃は、「紙」がないことが不安でしたが、今はすべてデータ化して全社で共有されるので、手元に「紙」をもっていないことのほうが安心です。こんなふうに意識や価値観まで変えてくれるDXに、今後も期待しています。

編集後記
「紙が存在することが当たり前すぎて、最初はクラウド化することに抵抗があった」とお話ししてくださった亀島様と石塚様。当たり前を変えていくことは大変なご苦労があったと推察しています。今では「紙がないほうが安心」と感じてくださっているお二人の経験が、多くのユーザー様の変化への後押しになりますと幸いです。

カスタマーサクセス部  佐々木

※ページ上の各種情報は2021年12月時点のものです。
社名
株式会社日本ユニスト
事業内容
ホテル開発・各種不動産開発
資本金
5,000万円
設立
2011年5月2日
業種
従業員規模

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