石塚さん：当社は、不動産の企画販売やコンサルティングを手掛けています。古い業界のため、業務はすべて紙ベースでした。請求書を承認するワークフローも「紙ありき」。それらは、すべて大阪の本社で一括処理していました。

亀島さん：その後、社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進が2019年末から始まりました。そのグランドデザインのなかに、請求書関連業務のオンライン化が含まれていたのです。現場の課題解決と同時に、改正電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も見据えてのことです。ただ、すぐに動き出す予定ではありませんでした。

ところがその後、コロナ禍による緊急事態宣言が発令。当社も全社的にリモートワークに移行したのですが、経理担当者は請求関連業務のため、出社しなければなりませんでした。そのような中、当時の経理担当者が東京に転勤することに。これに伴い、経理業務の拠点を大阪本社に固定できなくなりました。待ったなしの状況となり、これまでのワークフローを一気にオンライン化することになったのです。

石塚さん：クラウドで請求書を管理できるサービスをネットで調べるなかで、Bill Oneを見つけました。名刺管理サービスのSansanはすでに社内で利用が始まっていたので、「こんなサービスもあるんだ」と驚きましたね。
一方で、当社が使っている会計システムにも、クラウドで請求書を管理するサービスがありました。そちらのほうがシームレスに会計システムとつながるメリットがあったのですが、双方のデモ画面を比較した上で、現場から「Bill Oneの方が使いやすい」という声が上がり導入が決まりました。

石塚さん：正直なところ、不安な要素もありました。Bill Oneでは請求書を当社ではなく、「Bill Oneセンター」という請求書の代理受領センターに送っていただき、そこでスキャンしてデータ化します。つまり、私たちが請求書の原本を手にすることはありません。これまでずっと紙に依存してきたので、それがなくなることに対して「本当に大丈夫だろうか」と少なからず思いました。
また、前職で同じようなサービスを利用した際、残念ながら精度が低く、データ修正に多くの工数をとられていました。今回も同じようなことが起こるのではないか、と懸念しました。

亀島さん：オフィスの備品を発注している企業も、請求書をすべてBill Oneセンターに送ってもらうことになりました。しかし最初は混乱があって、請求書がBill Oneセンターではなく、大阪本社に送られたり、両方に重複して送られたりと、対応が必要でしたね。

亀島さん：社内のDX推進は着々と進められています。最近では、新たに「Sansan名刺メーカー」を導入しました。こちらはデジタル名刺のデータを使って紙の名刺も発注できるサービスです。これまで、名刺は印刷会社にお願いしていましたが、たった一文字変更する場合でも、依頼から納品まで、何度かやり取りが必要でした。今はデータをオンライン上でこちらが直接修正し、印刷発注をしています。今後もさまざまな業務がオンラインで完結するようになり、それによってコストパフォーマンスが上がっていくのではないかと考えています。バックオフィス業務も、ヒューマンリソース管理などを含め、すべてオンライン化する準備を進めています。今後の変化が楽しみですね。

石塚さん：不動産業界は紙ベースの契約書が多いため、DXはまだまだ始まったばかりです。最初の頃は、「紙」がないことが不安でしたが、今はすべてデータ化して全社で共有されるので、手元に「紙」をもっていないことのほうが安心です。こんなふうに意識や価値観まで変えてくれるDXに、今後も期待しています。