水上は、住宅メーカーや金物店に向け、金物を中心とした建築資材の卸業を展開する企業です。創業は1947年で、特徴は卸問屋とファブレスメーカー（自社工場を持たない製造業）のハイブリッド企業を目指していること。実際、卸業だけでなく「ないものは自分たちで作り出して届けたい」との思いから自社ブランドである「FIRST PRO（ファースト プロ）」も展開しています。
私が水上に入社したのは2019年。現副社長との不思議なご縁で、数社の情報システム部門での勤務経験をもって、入社に至りました。以来、情報システム部のマネージャーとして、受注業務の自動化や出荷商品のピッキングを効率化するなど、社内のデジタル化に従事し続けています。2020年1月にSansanを導入したのも、この取り組みの一環です。
Sansan導入以前、当社における名刺情報の管理体制は、個人毎にはある程度できていたものの、資産として共有し、活用するまでには至っていませんでした。具体的には、各々が交換した名刺を名刺フォルダに保管したり、各々がアプリで管理したりするケースが多く見られていたのです。Sansanを導入したのは、全社共有のデータベースを構築し、名刺情報の取り扱いを巡るこうした状況を前進させることにありました。
こうした狙いのもとSansanを導入したところ、名刺情報を一元管理することで、社内の誰もが顧客情報にアクセスし、それらを効率的に活用するための環境を構築できました。実際、日々の業務にも変化が見られています。
例えば当社では、新商品などを紹介する「Mizukami情報」というニュースレターを、月に1回SansanのOne to Oneメールを活用し既存顧客に届けています。いまでこそ手間をかけずに配信業務を行えていますが、Sansan導入前は紙で印刷したレターを、請求書を送付する際に同封するなど、手間のかかる運用をしていました。しかしSansanからのメール配信に切り替えることで、工数は時間換算で90%も削減されたのです。それだけではありません。開封の有無など、レターへの反応も可視化されるのも魅力的です。定量的な反応がわかれば、PDCAを回して改善が図れます。
加えて我々のように卸業を営む企業にとっては、顧客のみならず、仕入れ先といった様々な関係企業とのお付き合いも重要です。イベントや展示会に参加する機会も多く、営業担当は日々膨大な量の名刺を交換しています。Sansan導入前は、名刺交換をした相手に個別にお礼メールを送る必要があったため、非常に手間がかかっていた。しかし、One to Oneメールで一斉送信すれば、そんな必要もありません。私個人としても、その利便性の高さを実感しています。
また、Sansanの導入をきっかけに、ほかのデジタルツールの採用も加速しました。これは、同サービスの活用で、少しずつでも着実に業務改革を起こせている点が影響しているのだと思います。Sansanの導入は、当社におけるDX化の第一歩として、重要なターニングポイントになりました。
とはいえ、従来のビジネス慣習が強い当社において、データベースとしてのSansanが持つ価値を理解してもらうのは、そう簡単ではありませんでした。実際、導入後しばらくのあいだ、Sansanは社内において「デジタル名刺帳」という扱いでしかありませんでした。そこで私が取り組んだのは、まずSansanを導入している企業を参考に、活用Tipsを収集すること。かねてよりお付き合いがあり、Sansanを導入している同業他社を訪問し、運用方法を教えてもらいました。さらに、Sansan社が運営するユーザー向けのコミュニティーイベントにも参加し、積極的に情報交換を行いました。
私の推進活動のポリシーは「ノウハウは実利用者に直接訪ねる」こと。企業やポジションが違えども、実際にサービスを有効活用している人の見解から学べることは多い。1人で考えるだけでは、答えは1つしか出せないかもしれません。しかし、コミュニティーでは、多様な知見やノウハウを収集できます。そこから良きアイデアや事例を咀嚼し、自分なりに組み合わせて、社内に落とし込めば効果も出やすくなるでしょう。この外に向けてのアンテナは私の役割であり、強みでもあると自負しています。それは多種多様な事業会社のコーポレートITの経験が生きていると思います。
もちろん、大切なのは情報収集だけではありません。それを社内で根気強く広め、浸透させていく努力も必要です。多くの企業では、推進者がいくら頑張っても「自分には関係ない」と捉える社員が大半、もしくは一定数いるはずです。一度利用率が上がってもまた戻る、その繰り返しに疲弊している推進者の方も少なくないでしょう。とはいえ諦めてしまっては何も変わらない。扉は叩き続けないと、開くことはないのです。たとえ地道な歩みでも、日々の推進活動に根気強く向き合うことが、一番の近道だと思いますね。
また、具体的に私が心掛けていることとして、新機能の周知を行う際などは、情報を社内で広めてくれるキーパーソンを見つけ、直接アプローチをかけること。そのメンバーを起点に、活用を浸透させていくイメージです。広範囲の一斉周知に工夫を凝らすのも当然重要ですが、私の肌感覚でいうと、直接的なアプローチが効果的だと思いますね。
加えて、自身のモチベーションコントロールも重要です。それこそ、前述したコミュニティーイベントへの参加は、効果的な手段のひとつです。こういった場では、社内で口に出せない悩みも気にせず話すこともできますし、「こんなやり方で乗り越えたよ」と教えてくれる仲間も多く、「大変なのは自分だけではない」と勇気付けられますね。
今後は、まだ活用できていない機能にもフォーカスし、業務に取り入れていきたいです。直近でいえば、「メール署名取り込み」に注目しています。Sansan社の「働き方を変えるDXサービス」を利用するユーザーが参加できるオンラインコミュニティー、「Sansan User Forum」にて機能の評判を調べてみたところ、当社が利用しているメールシステムとの連携も問題なく、設定も簡単とのことで、すぐに自身で使いはじめました。使ってみてメリットを感じることができたので、社内で一斉周知するとともに、感度が高いメンバーに対して、個別に機能を紹介していきました。
まず何より、オンラインの接点を手軽に蓄積できるのは意義深いことだと思います。昨今、働き方の変化に伴い、顧客との接点もオンライン、オフライン問わず多様化しています。歴史ある業界に身を置く当社では、コロナ後においてもまだ対面での商談が多いのですが、今後それも変わってくる可能性があります。メール署名取り込みを活用すれば、メールのやり取りさえあれば、Sansan上に顧客情報がしっかり蓄積されていくので、中長期的な視点でもありがたい機能といえます。
また、メール署名取り込みは業務効率化にも繋がっています。従来、スキャンではなく手動で新規名刺を作成するときは、必要な項目を手入力で埋める必要がありました。しかしメール署名取り込みなら、簡単な設定を行うだけで、やり取りがあるメールの署名欄から自動で新規名刺が作成されるので、余計な手間が削減されました。
メール署名取り込みだけではありません。Sansanには、さまざまな接点情報を蓄積するだけではなく、それを有効活用するための機能も備わっています。例えば企業DBでは、企業情報と自社で蓄積した接点情報を組み併せ、接点の有無、業種、売上、従業員数といった軸で情報を絞り込んで抽出できます。社内の誰が、ターゲット企業の誰と接点があるかが容易に把握できるので、どうアプローチ方法の策定などに役立つのではと期待しています。
当社は現在、「昭和97年」のデジタル改革邁進中です。どういうことかというと、もし今でも昭和が続いていたら、西暦2022年の今年で97年目になりますよね。現実には、世の中は時代が進み元号も変わっていますが、当社においてはまだ昭和の働き方が続いているということです。それだけハードルは高い。
しかしそんななかでも、当社におけるデジタル化の取り組みは、経営者、ユーザーを含めて少しずつ、着実に芽が出てきたように思います。引き続き、Sansanを活用して、社内のデジタル改革に向き合うとともに、ビジネスチャンスの創出に貢献していきたいですね。
井上さんには、立ち上げ時から関西のSansanユーザーコミュニティーに積極的にご参加いただいています。
その熱量は「コミュニティといえば井上さん！」と、社内外で多くの声が挙がるほど。
本記事は、井上さんの行動力はもちろん、コミュニティーを通じた情報収集の仕方が描かれており、他の推進者の方々を勇気付ける内容になっています。
私も以前より増して、井上さんのファンになりました。
カスタマーサクセス部 田中
