sansan
名刺管理を
ビジネスインフラ化させた
凄腕管理者の運用設計物語
#08
#08
建設業

名刺管理をビジネスインフラ化させた
凄腕管理者の運用設計物語

#08
社名
コスモエンジニアリング株式会社
事業内容
プラント建設事業/メンテナンス事業など
資本金
3億9,075万円
設立
1958年
業 種
従業員規模
顧客管理と営業支援は車の両輪のようなもの
システム導入プロジェクト始動

プロジェクトが始まったのは、2016年9月のことです。基幹システムの入れ替えに伴い、受注見込額の管理ができなくなることが決まっており、同時に営業業務の課題と向き合っていこうということで、経営企画部主体で走り出しました。営業部や技術部門への聞き込みで挙がった指摘が、「会社としての顧客マスタがないこと」でした。

情報管理は属人的で、引き出しの中に名刺をしまいこんでいる人、エクセルでリスト化したものの、メンテナンスせずに使えない情報になっている人など様々。プラント建設業界は狭いので、取引に至るまでにお客様と何度か接点を持つことがあるのですが、顧客マスタがないために過去の接点を活かせず、機会損出が起きている恐れもありました。そこで、まずは顧客情報管理をしようということになり、システムの検討が始まりました。ただ、同時に導入を迫られていたのが受注見込額の管理システム。目標管理には必須のツールですから、こちらは譲れません。では、どちらも管理できるシステムを導入しようということで検討した結果、経済産業省や大手企業でも導入実績のあるSansanを採用することになりました。

書籍、セミナーで正しい知識を、現場でリアルな声を収集

私は前職を含めて過去に4度、基幹システムの入れ替えを経験しています。振り返ると、業務上必ず使うシステムであっても、導入には毎回苦労をしていました。システム入れ替えは反感を持たれることが多いのです。使い方を理解してもらえない、覚えてもらえない。当時は何度もユーザのもとに行って説得や説明をするなど、地道なやり方で切り抜けてきました。しかも、Sansanは携わってきた基幹システムとは仕組みや目的も大きく異なります。

知見のないまま導入しても、運用に乗らないことは経験から想像できました。そんな危機感から、導入推進者として、システムが何をどのように管理するためのものか理解しておくべきだと思い、SFA(営業支援ツール)の勉強に取り組むことにしました。勉強法については、ネットで調べるだけでは不十分なので関連書籍を読んだほか、セミナーにも参加しました。Sansanの案件管理設計に落とし込む際には、要点を抑えた上でたたき台を作り、営業部に意見を求めながら修正をするというサイクルで形にしていきました。

基礎工事をしっかり行えば、後工程は容易に進む
期待値調整とマイルストーン設定がシステム運用の肝

システム導入は、運用設計のほかユーザの期待値コントロールとマイルストーン設定が非常に重要です。特に、SFAで陥りがちなのが、導入したら受注高が上がるという錯覚です。しかし、どんなシステムでも使うのは人ですから、正しく使わないと期待する効果は出せません。また、入力負荷は軽減できても、手間がゼロになるわけではありません。そこで、期待値ばかり高まって失敗することを防ぐため、導入の目的や、運用ルールについては正しい情報伝達に努めました。

次に、マイルストーンの設定については、取り掛かりやすく、ユーザメリットが高いものから進めていきました。はじめに取り組んだのは、名刺のスキャンです。これだけ?と思うかもしれませんが、これが重要でした。メンバーからは、SFA機能を早く使いたいという声も出てはいましたが、基礎が固まらない中で高次な機能を使いこなすのはハードルが高すぎると考えたのです。

メリットを感じてもらうまでは手をかける

スキャンについては、Sansanの方に代行してもらうサービスを利用しました。ユーザには、名刺をまとめて提出してもらう必要があったので、提出方法、場所、期限についてはビジュアル化した説明書を作って周知しました。おかげで、回収はスムーズにできました。また、取り込み時期が年末だったため、年明けにログインした時には名刺がある程度データ化されていたことも功を奏しました。

ITツールへの知見が少ない当社において「名刺をスキャンするだけで顧客の情報がすぐにデータ化され、活用できる」というメリットをうまく実感させることに成功したのです。その他、操作説明会では出欠をとり、欠席者には個別にフォローをしたり、名刺枚数やログイン状況などを確認したりしながら支援を続けました。そうしているうちに、間もなくユーザ自ら積極的に活用するようになっていきました。

Sansanがビジネスインフラへと深化
ベンダー管理コストが半減に

導入して約2年、今では「◯◯の連絡先はSansanで確認して」といった声が自然に交わされるようになりました。システムは、使いこなすことが目的化されてしまうことが多いですよね。けれどもSansanは、当社ではコピー機やスマホなどと同じような存在になっています。ビジネスインフラのようなものです。定量的な効果も出ていますよ。狙っていたわけではないのですが、気づいたら調達部門のメンバーがベンダー管理をSansanでやっていまして(笑)調達部門では、技術部門が選定したベンダーに対し、見積作成依頼をするなどの仲介業務を担っているのですが、以前はベンダーに連絡をとる際に、技術部門のメンバーに名刺をコピーさせてもらったり、自前のリストを作ったりしていたんです。手打ちリストは作るのも面倒ですし、維持が大変です。

そこで、Sansanの人脈共有機能が役立ちました。検索すれば、技術部門のユーザの名刺も確認できるので、名刺コピーや手打ちリスト作成が不要になったのです。最近では、案件管理機能を使って、ベンダー先や担当者、商品情報、契約種別なども管理するようにしています。想定していなかった使い方ですが、管理にかけていた業務は半分以上削減できました。

ここまでうまく活用ができているのは、Sansanの機能の良さと運用の土台作りがしっかりしているから。システム管理業務がこんなに楽しいと思えるなんて、幸せなことですね。

編集後記
Sansanをビジネスインフラ化させ、大きな成果を出すことに成功した山本さん。システムは導入と運用設計に関心が集まりがちですが、そこで手を緩めずに、利用促進まで動いたことが成功要因とのことでした。Sansanの管理者はアカウントの管理だけでなく、利用促進においても重要な役割を担っています。ぜひ、”促進”の視点で管理者としてできることはないかどうか、本記事を参考にされてはいかがでしょうか。

カスタマーサクセス部 安野

※ページ上の各種情報は2018年9月時点のものです。
社名
コスモエンジニアリング株式会社
事業内容
プラント建設事業/メンテナンス事業など
資本金
3億9,075万円
設立
1958年
業 種
従業員規模
この企業と同じ
従業員規模 200〜499名の事例

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