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名刺交換が“ない”方必見!
Sansanで業務を効率化する方法

お知らせ
2017.05.05

「名刺交換の機会がないので、せっかくSansanのIDを付与されたけど使っていない!」

今回は、そんな名刺交換がない、少ない方でも、Sansanを最大限活用する方法をご紹介します。知らず知らず時間を取られていたあの業務も、グッと楽になるかもしれません。

目次

▼全社編

1. 入電対応
2.オンライン名刺交換
3. 個人情報保護

▼部署別編

1. 経理・総務向け
2. 人事向け
3. 秘書向け
4. 法務向け
5. 経営企画向け

▼まとめ

全社編

1. 完璧な入電対応が、3秒で可能に

入電は誰もがする業務。ですが、お客様の会社名と名前を正しく聞き取るのは、意外と大変。お客様に何度も聞き直すと失礼にあたりますが、上司に間違ったお客様情報を伝えると注意されてしまう……
Sansanで、電話番号検索をすれば、お客様の会社名とお名前が3秒で分かります。さらに、メッセージ機能を使えば、入電があった旨をそのまま同僚にお知らせできます。入電対応に備えて、Sansanは常時開いておくのがおすすめです。

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2. メールやオンラインでの繋がりも可視化して共有

バックオフィス、エンジニア、デザイナーのような「対面よりもメールやオンラインでの対応が多く、名刺を持っていても交換する機会がない」方も、オンライン名刺を使えば名刺交換ができます。

いままで可視化されることのなかった貴重な人脈をSansanに蓄積し、企業の資産として社内へ共有しましょう。

3. 個人情報の流出を防ぐ

個人情報の管理は非常にデリケートな問題です。もらった名刺を名刺入れに入れて、机の上に置いておく……一歩間違えれば個人情報の漏洩に繋がる行為です。

おすすめは、Sansanに名刺を取り込み、名刺自体は回収ボックスに入れる運用です。個人情報を個人ではなく、企業の資産として管理することで、大切な情報を守ります。

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部署別編

【経理・総務向け】書類送付も一瞬で完了

営業から、「〇〇さんに、書類送付しておいて」なんて頼まれることはないでしょうか?

今までなら、名刺をがさごそ探していたのも、Sansanでしたら検索一発で正しい宛先を確認することができます。名刺1枚探すのにかかる時間は2.5分といわれています。1日に5回、宛先を探す作業があったとしたら、年間で50時間も節約することができます。

【人事向け】より優秀な人材を採用

人事の方にとって、Sansanは有効な人材データベースです。例えば、エンジニアがたまたま行った勉強会で名刺交換した人物が、人事が狙っていた人材かもしれません。腕の良いエンジニアの採用は難しいといわれていますが、Sansanならエンジニアの名刺からリクルーティングが可能です。

【秘書向け】役員の名刺管理や秘書業務を効率化

会合で役員が受け取った多数の名刺。名刺交換の場面や趣味嗜好といったプロフィール情報とともに、漏れなく正確に管理したいですよね。以前は、これらの情報をエクセルなどで別途管理せねばならず、名刺情報と突き合わせるだけでも大変な作業でした。

Sansanの代理操作機能を使えば、秘書が上司の名刺情報にアクセスして直接編集ができるほか、人事異動ニュースも代理で反映することが可能です。

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【法務向け】契約情報確認の負荷を軽減

社内における契約情報の確認が、法務部門の大きな負担となっていませんか?

Sansanの契約管理オプションを使えば、名刺をスキャンするだけで、現在までの契約の有無や時期、契約名などの情報を担当者が直接確認できます。法務部門が毎回契約情報を確認する必要はありません。

【経営企画向け】反社チェック、リスクも工数も最小化

コンプライアンス意識の高まりを受け、必須となりつつある反社チェック。しかし、判断基準が属人化していて、多くの工数を使っていませんか?

Sansanの反社チェックオプションを利用すると、取り込まれたすべての名刺データに対して反社会的勢力との関わりを検知し、取引リスクの可能性のある企業をスクリーニングできます。

取り込んだ名刺を全社で活用しよう

バックオフィスやエンジニアの方は名刺交換の機会は少ないかもしれません。ここまで紹介してきたように、名刺情報を使うことで、業務を効率化することができます。日常的に名刺交換をしないという方こそ、ぜひSansanを利用してみませんか。

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