新入社員の受け入れ前に。Sansan運用で押さえておくべき7つのポイント
- 初期設定
新入社員の受け入れは、人事だけではなく現場社員にとっても重要なイベント。特に年度始めで大勢の社員が一斉入社してくるタイミングでは、受け入れ準備で忙しくなる企業も多いのではないでしょうか。
配属先の受け入れ体制がどの程度整っているかにより、新入社員が受ける印象や業務に対するモチベーションも変わってきます。
今回は、新入社員がSansanで効率よく業務を進めるために押さえておきたいポイントや、先輩社員がゆとりを持って新入社員を迎え入れるための準備について、それぞれの役割ごとに解説します。
中途入社が多い企業のSansan担当者の方も、毎月スムーズに受け入れ業務を行うためにぜひ本記事を活用してください。
▼ 目次
管理・推進者の皆さまへ
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ユーザー追加・権限付与
まずは新入社員のSansanアカウントを作成するため、配属先の部署にひも付けてユーザー追加作業を実施します。ユーザー追加の方法は下記ガイドブックのP18以降で解説していますので、手順が不安な場合は確認しておきましょう。
ユーザー追加の際は機能利用の権限についても併せて設定する必要がありますので、社内の方針に沿って登録してください。
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運用ルールの確認・周知準備
ユーザー追加が完了したら、社内のSansan運用ルールをきちんと周知しておきましょう。
まだ明確なルールが定まっていなかったり、内容が古くなったりしている場合は、あらかじめ作成・更新しておくことをおすすめします。運用ルールについてはSansan 導入ガイドブック P10にサンプルがありますので、作成の際に参考にしてみてください。
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新入社員に最初に見てもらうコンテンツ
運用ルールと一緒に、Sansan活用の基本がわかる下記の資料を共有しましょう。目的に沿ったコンテンツで、効率よくSansanを知り、自ら活用方法を模索できるようになります。
>>ユーザー向けはじめてガイド
Sansanのアカウントが付与された後、ユーザーにまず実施してほしい初期設定などを解説しています。>>SIN（Sansan Innovation Navi）
SINは、イノベーションへの道筋を描くユーザー向け活用ナビサイトです。共有した時点でブックマークをしていただくと、活用に迷った時にすぐにアクセスできて便利です。>>Innovation Map
日々の業務における課題から、機能やサービスを見つけることができるSINのコンテンツです。
自身が所属している部署の活用シーンを確認し、イメージしておくよう伝えましょう。
先輩社員の皆さまへ
先輩社員の皆さまは、新入社員や中途入社社員の方々をしっかりサポートできるよう、改めてSansanの機能を復習し、活用方法を教える準備をしておきましょう。
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日々の名刺スキャン
何よりも大事なのは、日々交換した名刺をきちんとSansanへ蓄積することです。
特に名刺交換日については注意する必要がありますので、しっかり理解できているか不安な方は下記URLからご確認ください。 -
メール署名取り込みで接点蓄積
名刺交換だけでなく、日々のメールのやりとりも大切な社外とのつながり。メールの接点ももれなくSansanに取り込みましょう。
メール署名取り込みは管理者の設定が必要な機能です。利用開始していない場合は管理者へお問い合わせください。
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スマートフォンアプリの活用
特に外出が多い営業メンバーは、スマートフォンアプリの利用は必須です。
名刺のスキャンだけでなく、電話や地図アプリの確認など、さまざまな機能を活用することで、業務のすきま時間も効率的に活用できます -
コンタクト（商談内容）記録の習慣化
自社ならではの充実したデータベースをつくるには、Sansanに蓄積された接点データに、商談や打ち合わせの記録をひも付けて管理していくことが非常に重要です。
スマートフォンアプリでも登録することができるので、シーンに合わせた活用方法を伝えられるようにしておきましょう。
入社直後は覚えることも多く、細かい作業が抜けてしまいがち。特に名刺スキャンやメール署名取り込みなどの接点蓄積については、出勤後や退勤前の業務ルーティーンの1つとして伝えることをおすすめします。
計画的な受け入れ準備を
今回は、管理・推進者、先輩社員それぞれの立場において、新入社員の受け入れ前に把握しておきたいポイントを解説しました。
期待でいっぱいの新入社員たちが気持ちのよいスタートを切るために、また、受け入れる側が効率的・効果的に教育を行えるように、しっかり準備しておきましょう。
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