誤記載のリスクを防ぐ運用
日々の情報メンテナンス
送付先の正しい情報を把握するために、名刺は最も信頼できる情報のひとつです。しかしその情報は、人事異動や昇進などで時間の経過とともに古くなってしまいます。そのため、一度記録した情報は、メンテナンスを継続する必要があります。
Sansanでは、日々名刺をスキャンするだけで、氏名や宛先などの新しく入手した情報を正確に蓄積できます。Excelを都度更新するといった、煩雑な作業は不要です。
また、Sansan上で配信される人事異動ニュースの反映も可能です。事務所移転のお知らせをはがきで受け取った場合にも、名刺データを編集することで情報を最新に保てます。
このように、簡単なメンテナンスで、Sansanは最新の情報を確認できるマスタとなります。役員本人がメンテナンスをすることが難しいという場合には、代理で名刺を管理できる、代理操作機能を活用ください。
送付前に、名刺情報で宛先を確認
宛先となる住所や部署・役職、名前といった基本情報を正しく記載することは、些細なことのようで、信頼関係の基盤となる重要なポイントです。だからこそ、最新の基本情報がまとまった名刺データを参照し、宛先の確認を行いましょう。
Sansanでは、氏名で検索すれば簡単に名刺・人物情報を確認できます。所属する企業と宛先を合わせて閲覧できるため、同姓同名の方が居る場合でも、効率的に情報を確認し、誤送付・誤記のリスクを軽減できます。また、自身のアカウントで取り込んだ名刺よりも新しい名刺が社内で取り込まれている場合、その旨のお知らせが表示されます。所属企業の情報や、社内の名刺情報を合わせて確認することにより、リスクを回避していきましょう。
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