請求書業務の効率化
全社で請求書業務を加速させる
毎月の請求書業務の中で、さまざまな課題が発生します。例えば、社内担当への中身の確認に時間がかかったり、発行企業の形式に合わせた対応に多くの工数が割かれたりします。また、そもそも社内の担当者宛に請求書が届くなど、回収に時間がかかるケースも少なくありません。
Bill Oneは、郵送やメールといったさまざまな方法・形式で届く請求書をオンラインで一括受領し、99.9％の精度で素早くデータ化します。社内への確認・共有もURLで実施でき簡単です。また、全ての請求書をクラウド上で一元管理することで、請求書の受け取りから保管までのアナログな請求書業務をデジタル化します。経理部門だけでなく企業全体の請求書業務をスムーズにすることで、全社のリモートワークの推進や業務効率の向上につながります。
振込の確認を円滑に
取引先への振込業務では、口座にエラーが発生する場合があります。そんな時は、金融機関に連絡して原因を確認しなければなりません。しかし、担当者名がわからなかったり、担当者が変わっていたりして連絡が取れない場合もあります。
会社情報画面では、会社に紐付けてメモを記録することができます。対象となる金融機関の画面で、メモに担当者名と名刺情報のURLを記入しておきましょう。担当者名を知りたい人が会社情報を調べれば、そのメモを見て知ることができます。
また、タグを使って担当者探しを効率化することができます。
「経理_銀行担当者」のようなタグを作成し、関わりのある銀行担当者の名刺にタグ付けしておくとわかりやすいです。作成したタグ名を検索することで担当者がすぐにわかるので、同僚に聞いてまわったり、Sansanの名刺を一人ひとり検索する手間が省けます。
さらに、コンタクトで金融機関担当者とのやりとりを記録しておくこともおすすめです。連絡内容を後で振り返られるだけでなく、自社の担当者が交代した場合の引き継ぎがスムーズになります。
残高確認におけるやり取りをスムーズに
残高確認で取引先に連絡をする場面では、送付先の住所が不明なことも珍しくありません。ホームページを参照しても、経理機能がどの拠点にあるのか明確ではない場合もあります。
Sansanの組織ツリーでは、名刺交換をした情報を元に作成された取引先の組織図を確認しながら、適切な送付先を検討できます。経理部門の記載があれば、名刺情報をたどり、住所を確認することが可能です。
組織ツリーを見ても判断が付かない場合や、送付後に先方から確認済の返答がないときには、社内担当者を確認して相談しましょう。
社内の名刺を検索すると、取引先とつながりのある社内担当者を見つけることができます。その担当者に相手企業へ直接連絡を取るよう依頼をすれば、日々のコミュニケーションの中で連絡ができるので、スムーズな返答を促すことが可能です。これにより、確認工数を削減できます。
全社の人脈を生かし、請求書の受取りから支払い、その確認まで、あらゆる請求書・決算業務を効率化していきましょう。
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