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秘書部門

挨拶状のリスト作成

節目のご挨拶や、年賀状を送付するシーンで必要になる送付リストの作成には、最新で正確なデータが欠かせません。本記事では、信頼できる情報のひとつである、名刺データを用いた効率的なリスト作成の方法をご紹介します。

活用できるSansanの機能・サービス

詳細検索 / タグ / ダウンロード

効率的なリスト作成手順

適切な送付先の絞り込み

まずは、挨拶状を送付したい名刺を検索します。
Sansan上の詳細検索を使用することで、役職や名刺交換をした日などから、細かな条件を設定することが可能です。

条件を設定し名刺を絞り込んだら、タグを利用して目印を付けておきましょう。役員に送付先の確認をお願いする際にも、タグを付けておけばスムーズです。

機能

詳細検索

詳細検索では、さまざまな条件を指定して名刺を検索することが出来ます。ここでは[会社名][名前][e-mail]以外の項目での検索方法など、よ...

機能

タグ

タグとは、名刺をグループ化して管理する機能です。タグを付けて管理をすることで、名刺を整理しやすく扱うことができます。タグを活用するメリット検索...

送付先の確認

役員が個人的に自ら連絡を実施したい場合など、送付先のリストからあえて外したい可能性もあります。そのため、送付リストに含めない名刺の確認を行い、除外したい場合にはタグを外しましょう。
また、関係性によって送付内容を変えたいときには、文面の種類に応じてタグを分ける運用もおすすめです。

機能

タグ

タグとは、名刺をグループ化して管理する機能です。タグを付けて管理をすることで、名刺を整理しやすく扱うことができます。タグを活用するメリット検索...

名刺データのダウンロード

送付先の精査が完了したら、タグを付けた名刺を検索します。検索した名刺は、ダウンロード機能を使うことで、情報をCSVファイルで出力することが可能です。
この際、「同一の人物をまとめる」という設定が便利です。同じ人の名刺が複数枚取り込まれている場合でも、最新の名刺情報のみをダウンロードすることが可能です。重複した宛先に送付してしまうリスクを回避できます。

ダウンロードしたCSVファイルを、送付先リストとして活用しましょう。

機能

ダウンロード・インポート

名刺情報や会社情報、コンタクトに残した情報は、ダウンロードすることができます。また、Sansanへの名刺情報の取り込みは、CSVファイルでの...

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